Por que você deve aproveitar o SharePoint para automação de processos

A maioria das pessoas entende os benefícios da automação, mas pode não saber que tipos de processos podem ser automatizados – ou como automatizá-los. Sendo assim, a automação de processos de negócios com o SharePoint envolve a conversão de processos manuais baseados em papel em um sistema eletrônico que remove a maioria de seus tempos de atraso, variabilidade e erros humanos inerentes.

Portanto, quando olhamos para melhorar um processo de negócios, começamos entendendo como o processo funciona hoje. Então, para fornecer estrutura sobre como abordar isso, pensaríamos em:

• Quais são seus processos de negócios?
• Qual o papel do processo em questão no negócio?
• Que sistemas eles usam? (É aqui que o SharePoint pode ser um grande valor!)
• Como medimos a melhoria ou a adoção?

Em que estado está o negócio?

Você precisa entender como sua empresa usa o SharePoint atualmente, mas, mais importante, como uma empresa realiza suas operações diárias. Primeiramente, quais são alguns de seus processos de papel? Como eles armazenam os documentos? Eles guardam os documentos? Como eles encontram documentos?

Assim, ter um repositório central para colaboração para ajudá-lo a encontrar e armazenar documentos com mais facilidade é um dos principais benefícios do SharePoint. Contudo, a plataforma aproveita para criar melhores processos, automações e fluxos de trabalho que são úteis para tornar os negócios mais eficientes. E você pode estender isso a toda uma força de trabalho móvel ou remota.

O que é o Processo Central de Negócios?

Se alguém está administrando um escritório de contratação, o que eles fazem com os contratos? Como esses contratos são criados? Essas perguntas são vitais para entender o processo de negócios de uma organização. Assim que o processo está claro, podemos descobrir como o SharePoint pode ser aproveitado para aprimorá-lo, dando aos funcionários acesso seguro a documentos, habilitando fluxos de trabalho e usando ferramentas como Power Automate e Power BI para habilitar a automação e melhorar a geração de relatórios.

Ao considerar a otimização de um processo de negócios, você deve incluir conceitos-chave, como ser eficiente em termos de localização de conteúdo, acompanhar o que esse processo significa em termos de relevância, se deve ser atualizado, aposentado, aprimorado e assim por diante . Também é vital acompanhar os processos de fluxo de trabalho que envolvem pessoas para entrada ou pontos de decisão.

Com o SharePoint, o novo processo agora tem:

• Uma plataforma de colaboração moderna
• Gestão de documentos (coautoria)
• Segurança
• Procurar
• Extensibilidade
• Mobilidade

E as integrações com pessoas, processos ou outros sistemas? Podemos alavancar a Power Platform.

• Automatização de energia
• Aplicativos de energia
• Power BI

Medidas de sucesso

Voltando ao exemplo de contratação, digamos que um processo leve seis semanas para começar e terminar porque não há um repositório central para dar acesso às pessoas. Assim, o SharePoint pode ser vital para fornecer compartilhamento externo fácil. Então, podemos medir o sucesso comparando o tempo necessário para habilitar o acesso externo sem o SharePoint versus com o SharePoint por meio de relatórios de métricas.

Entretanto, outro tipo de tarefa mensurável são os fluxos de trabalho. Enquanto algo normalmente precisa passar entre cinco pessoas diferentes antes de ser aprovado, o SharePoint tem muitos fluxos de trabalho nativos e aprovações internas que podem ser aproveitadas. 

Existem algumas maneiras de medir o sucesso do novo processo de negócios no SharePoint. Pesquisas digitais aproveitando formulários online, relatórios de uso no SharePoint e no Microsoft 365 sobre atividades e tendências e calculadoras de ROI que mostram coisas como tempo economizado em relação à mão de obra para executar tarefas são alguns exemplos. Você tem um bom feedback das pessoas que utilizam esses métodos no SharePoint agora?

Pensamentos finais

Seja melhorando um processo de papel atual para um departamento ou ajudando sua equipe a entregar propostas melhores mais rapidamente com a entrada de várias partes interessadas, o SharePoint deve ser aproveitado para ajudar as empresas a fazer mais. Por fim, se você estiver pronto para levar sua empresa ao próximo nível de produtividade, planejar e implementar a automação do SharePoint é uma estratégia sólida.