Práticas recomendadas em políticas de inclusão e exclusão no SharePoint Online
Ao implementar políticas de retenção no SharePoint Online, é importante saber como incluir e excluir arquivos e pastas específicos com base nas necessidades da sua organização. Aqui estão algumas práticas recomendadas para orientá-lo neste processo:
1. Definir critérios claros de inclusão e exclusão
Identificar Dados Críticos: Determine quais documentos e pastas são cruciais para conformidade, continuidade dos negócios e razões legais.
Avaliar Níveis de Sensibilidade: Classifique os dados com base na sua sensibilidade e importância para decidir quais devem ser incluídos ou excluídos das políticas de retenção.
2. Criar e aplicar rótulos de retenção estrategicamente
Rótulos de Retenção para Inclusão: Crie rótulos de retenção específicos para documentos e pastas que devem ser retidos de acordo com suas políticas. Aplique esses rótulos manualmente ou automaticamente com base em metadados.
Rótulos Personalizados para Exclusão: Desenvolva rótulos que indiquem exclusão das políticas de retenção gerais. Os rótulos aplicados a arquivos temporários, rascunhos ou outros dados não críticos.
3. Utilizar metadados e tipos de conteúdo
Tags de Metadados: Use tags de metadados para marcar arquivos e pastas para incluí-los ou excluí-los das políticas de retenção. Por exemplo, use tags como “Crítico”, “Não Crítico”, “Temporário”, etc.
Tipos de Conteúdo: Atribua tipos de conteúdo a documentos e pastas e associe rótulos de retenção a esses tipos de conteúdo para garantir aplicação consistente em todo o seu ambiente SharePoint.
4. Automatizar inclusão e exclusão
Aplicação Automática de Rótulos: Use o Centro de Conformidade do Office 365 para configurar regras que apliquem automaticamente rótulos de retenção com base nas propriedades dos arquivos, tipos de conteúdo ou metadados. Isso ajuda a garantir que arquivos e pastas sejam corretamente incluídos ou excluídos sem intervenção manual.
Scripts de Automação: Considere usar scripts PowerShell para automatizar a aplicação de rótulos de retenção com base em critérios específicos. Isso pode ajudar a gerenciar grandes volumes de dados de maneira eficiente.
5. Revisão e ajuste regular
Auditorias Periódicas: Realize auditorias regulares de suas políticas de retenção para garantir que os arquivos e pastas corretos estejam sendo incluídos ou excluídos conforme o planejado. Ajuste rótulos e políticas com base nos resultados das auditorias.
Feedback dos Usuários: Estabeleça um canal de feedback com os usuários para identificar quaisquer problemas ou mudanças necessárias nos critérios de inclusão e exclusão. O feedback dos usuários pode ajudar a ajustar sua estratégia de retenção.
Conclusão
Incluir e excluir arquivos e pastas de forma eficaz nas políticas de retenção do SharePoint Online requer uma abordagem estratégica. Definindo critérios claros, utilizando metadados e tipos de conteúdo, automatizando processos e revisando regularmente suas políticas, você pode garantir que suas práticas de gerenciamento de dados atendam aos requisitos de conformidade e apoiem os objetivos empresariais. Educar os usuários e usar recursos avançados como descoberta eletrônica e bloqueios legais também aprimoram sua capacidade de gerenciar a retenção de maneira eficaz.
Luiz Antonio Sgargeta é sócio fundador e CEO da Trinapse, consultoria brasileira de Microsoft 365 com quase duas décadas de operação, acumula mais de 20 anos em desenvolvimento de software e em ambientes corporativos de alta complexidade.
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Trabalha com SharePoint desde o SharePoint Portal Server 2003 e com .NET desde a versão 1.0. Acompanhou a plataforma em todas as suas reinvenções, do portal de documentos on-premises ao SharePoint Online dentro do Microsoft 365, o que dá a ele uma leitura rara sobre o que muda de verdade e o que é apenas nome novo para o mesmo problema.
No início da carreira atuou em uma das maiores operações de e-commerce do país, em sistemas que não toleram degradação de performance nem indisponibilidade, essa origem definiu o critério que ele aplica até hoje: solução boa é a que sustenta volume real, integra com o legado que já existe e não quebra no pico.
Depois disso, passou por praticamente todo tipo de projeto corporativo, de portais e intranets de milhares de usuários a integrações críticas e automação de processos de ponta a ponta, sempre em grandes empresas e em desafios de alta exigência.
A marca do trabalho dele é a tradução entre tecnologia e negócio, levanta a necessidade real por trás do pedido do cliente, questiona o processo antes de automatizá-lo e desenha a solução pelo resultado esperado, não pela ferramenta disponível, é o que permite conversar com a diretoria sobre retorno e com o time técnico sobre arquitetura na mesma reunião.
Hoje lidera a frente comercial e estratégica da Trinapse e conduz a empresa no novo ciclo da inteligência artificial, com foco em agentes de IA e operação de processos assistida por IA para cooperativas de crédito, agronegócio e indústria. Escreve no blog da Trinapse desde 2019, com mais de 450 artigos sobre IA, SharePoint, Power Platform, Modern Workplace e transformação de processos, sempre a partir de projeto entregue e não de teoria.
