Mitos sobre as desvantagens do SharePoint desmascarados
O SharePoint Online é uma plataforma de colaboração poderosa com uma forte base de usuários devido à alta flexibilidade, escalabilidade e personalização da plataforma. No entanto, muitos usuários apontam uma série de desvantagens da plataforma. Chegamos à conclusão de que a maioria dessas reclamações são apenas mitos que surgem da implementação ou administração incorreta, e vamos dissipar seis dos mais comuns.
Mito nº 1: funcionalidade de pesquisa deficiente
Muitos usuários acusam o SharePoint de pesquisa ineficaz. Por exemplo, eles afirmam que ele não retorna resultados mesmo quando sabem que determinado conteúdo foi adicionado. Além disso, os resultados da pesquisa podem ser difíceis de encontrar e irrelevantes, e o tempo de resposta da consulta pode ser lento.
Mito desmascarado:
O SharePoint possui recursos avançados de pesquisa. Por exemplo, recursos como taxonomia, indexação e metadados são responsáveis por tornar o conteúdo facilmente pesquisável e acessível. Além disso, ele pode ser integrado à IA para permitir que os usuários vejam sugestões de pesquisa ao digitar uma consulta em uma caixa de pesquisa. No entanto, a pesquisa não pode ser tão eficaz quanto, digamos, a pesquisa do Google sem configuração adequada e otimização regular. Portanto, o funcionamento da pesquisa depende da habilidade do administrador.
Mito nº 2: Interface não intuitiva
Os usuários afirmam que a interface padrão do SharePoint é mundana e simples. Eles também dizem que ele é inconveniente de utilizar, o que dificulta a adoção pelo usuário.
Mito desmascarado:
Este é um problema comum de soluções do SharePoint não personalizadas ou mal personalizadas. No entanto, a plataforma em si é muito flexível e permite a criação de interfaces amigáveis e envolventes, adaptadas às necessidades dos utilizadores. Por exemplo, para facilitar a percepção do conteúdo de uma página, uma faixa de opções, navegação à esquerda e rodapé podem ser eliminados dos sites com a ajuda da personalização. Para tornar uma solução mais envolvente e incentivar um uso mais amplo, a marca personalizada pode ser útil.
Mito nº 3: Personalização complicada
É uma crença popular que os usuários finais não podem personalizar o SharePoint sozinhos, pois, por exemplo, a personalização do SharePoint por meio do Visual Studio requer fortes habilidades de programação.
Mito desmascarado:
Após o lançamento do PowerApps e do Microsoft Flow, a personalização tornou-se gerenciável mesmo para usuários sem profundo conhecimento técnico. Essas ferramentas ajudam os usuários a criar facilmente formulários personalizados e fluxos de trabalho automatizados. Por exemplo, o Microsoft Flow oferece uma galeria de modelos que podem ser usados para criar vários fluxos de trabalho, como mover um arquivo para uma pasta diferente após aprovação.
Mito nº 4: redundância de recursos
Os usuários lutam para dominar e obter valor de todos os recursos do SharePoint. Além disso, no caso do SharePoint Online, a Microsoft lança atualizações frequentes que podem confundir os usuários. Então, parece que o lema “Se você construir, eles virão” não funciona para o SharePoint.
Mito desmascarado:
Aqui o problema está no nível organizacional: falta de uma estratégia robusta de gestão de mudanças, de serviços profissionais de consultoria de TI e de treinamento adequado. Sem este pacote, os usuários e administradores não conseguirão aproveitar ao máximo a plataforma e a adoção provavelmente falhará.
Mito nº 5: armazenamento bagunçado
Muitos usuários percebem que, depois de um certo tempo, uma solução SharePoint sempre acaba virando uma bagunça. Torna-se difícil encontrar ativos digitais ali, especialmente se forem extraviados ou duplicados.
Mito desmascarado:
O verdadeiro problema está na falta ou nas políticas de governança inadequadas que estipulam quem pode criar, atualizar e excluir conteúdo. Além disso, a implementação de políticas automatizadas de retenção e exclusão de conteúdo é crucial para manter a ordem nas bibliotecas.
Mito nº 6: Alto custo total de uma solução SharePoint
Parece decepcionante para muitos que, embora os planos de assinatura do SharePoint comecem em US$ 5,00, o custo total da implementação do SharePoint pode chegar a US$ 200.000 devido a despesas adicionais com migração de dados, integrações, personalizações, fluxos de trabalho e muito mais.
Mito desmascarado:
Com uma consultoria de TI completa na implementação do SharePoint atendendo às necessidades de negócios da empresa e um orçamento alocado, uma solução SharePoint não custará uma fortuna. Por exemplo, os custos de implementação podem ser reduzidos aconselhando o uso de funcionalidades prontas para uso do SharePoint sempre que possível, fornecendo a realização da análise de valor/custo e optando por um caminho de desenvolvimento iterativo.
Desvantagens reais ou fictícias?
Ao examinar mais profundamente os motivos pelos quais os usuários odeiam o SharePoint, vemos que eles geralmente são causados pela implementação, configuração ou uso inadequado do SharePoint. Portanto, nosso conselho é confiar a especialistas qualificados do SharePoint a tarefa de configuração e administração do SharePoint para que a solução proporcione operação perfeita e valor máximo.
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Luiz Antonio Sgargeta é sócio fundador e CEO da Trinapse, consultoria brasileira de Microsoft 365 com quase duas décadas de operação, acumula mais de 20 anos em desenvolvimento de software e em ambientes corporativos de alta complexidade.
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Trabalha com SharePoint desde o SharePoint Portal Server 2003 e com .NET desde a versão 1.0. Acompanhou a plataforma em todas as suas reinvenções, do portal de documentos on-premises ao SharePoint Online dentro do Microsoft 365, o que dá a ele uma leitura rara sobre o que muda de verdade e o que é apenas nome novo para o mesmo problema.
No início da carreira atuou em uma das maiores operações de e-commerce do país, em sistemas que não toleram degradação de performance nem indisponibilidade, essa origem definiu o critério que ele aplica até hoje: solução boa é a que sustenta volume real, integra com o legado que já existe e não quebra no pico.
Depois disso, passou por praticamente todo tipo de projeto corporativo, de portais e intranets de milhares de usuários a integrações críticas e automação de processos de ponta a ponta, sempre em grandes empresas e em desafios de alta exigência.
A marca do trabalho dele é a tradução entre tecnologia e negócio, levanta a necessidade real por trás do pedido do cliente, questiona o processo antes de automatizá-lo e desenha a solução pelo resultado esperado, não pela ferramenta disponível, é o que permite conversar com a diretoria sobre retorno e com o time técnico sobre arquitetura na mesma reunião.
Hoje lidera a frente comercial e estratégica da Trinapse e conduz a empresa no novo ciclo da inteligência artificial, com foco em agentes de IA e operação de processos assistida por IA para cooperativas de crédito, agronegócio e indústria. Escreve no blog da Trinapse desde 2019, com mais de 450 artigos sobre IA, SharePoint, Power Platform, Modern Workplace e transformação de processos, sempre a partir de projeto entregue e não de teoria.
