Cruzando fronteiras departamentais com o SharePoint Online

Desenvolvendo uma solução baseada em SharePoint em conjunto com o Microsoft 365 para gerenciamento de conteúdo ou fluxo de trabalho, as empresas correm menos riscos de sua má adoção, pois trata-se de ajudar os usuários a gerenciar suas tarefas diárias. Portanto, desempenho elegante, navegação fácil e integração com sistemas corporativos geralmente podem garantir a adesão da solução.

Mas assim que uma empresa decide implementar o SharePoint para necessidades de colaboração, surge uma cascata de desafios. O que é mais importante: interface ou funcionalidade? Quais recursos são necessários? Como reter a satisfação dos usuários? Como garantir a colaboração entre os departamentos e envolver especialistas de diferentes departamentos? As perguntas giram em torno do SharePoint e tornam as perspectivas do projeto nebulosas.

Então, para enfrentar esses desafios, um site de colaboração do SharePoint dedicado é a chave para uma colaboração e geração de conhecimento bem-sucedidas.

Por que um site de colaboração?

Um dos erros comuns que causam a falha do SharePoint geralmente está na abordagem inicialmente incorreta para desenvolver uma solução de colaboração. Ferramentas prontas para uso não personalizadas não têm chances de ganhar a afeição dos usuários e incitar os funcionários a usá-las ativamente. Uma colaboração frutífera só pode existir no coração de uma solução completa semelhante a um fórum, como um site de colaboração do SharePoint que serve como:

• Uma única fonte de informação: Um site permite realizar tarefas por meio de uma plataforma de colaboração unificada e compartilhar informações, armazenadas na nuvem. Ele também permite que os funcionários acumulem informações importantes relacionadas ao trabalho em um local e as reutilizem a qualquer momento.
• Uma base de conhecimento corporativa: Um site de colaboração oferece uma base de conhecimento corporativa, para acumular dados, realizar pesquisas, bem como educar novos membros.
• Um centro de discussão unificado: Um site é uma ótima ferramenta que permite que os funcionários discutam instantaneamente questões de negócios.

Ao mesmo tempo, para obter sucesso ao usar um site de colaboração do SharePoint, você enfrentará três grandes desafios: gerenciar grandes volumes de conteúdo, atribuir funções de usuário e conquistar a fidelidade dos funcionários ao site.

Domar o conteúdo

Como o conceito de um site de colaboração é construído em torno da publicação de informações, os funcionários terão que lidar com grandes quantidades de conteúdo. O site deve oferecer a possibilidade de publicar facilmente novos materiais e filtrá-los para evitar que o site se torne um depósito de dados.

• Os recursos de publicação de conteúdo: podem ajudar os funcionários a fazer postagens no site de colaboração em um estilo unificado. Felizmente, o SharePoint fornece um editor de HTML incorporado que abrange toda a gama de funções, desde a formatação de texto até a inserção de arquivos e imagens.
• Os recursos de moderação de conteúdo: visam minimizar o risco de ‘poluição informacional’ de um site e dar luz verde a dados valiosos e relevantes. Além disso, recomendamos atribuir um moderador de conteúdo responsável pela filtragem de conteúdo.

As regras de gerenciamento de conteúdo e moderação de conteúdo podem ser descritas em detalhes e colocadas em uma guia de guia de conteúdo separada para permitir que os funcionários consultem as diretrizes a qualquer momento.

Atribuindo funções de usuário

Para garantir uma estrutura de usuários transparente, é aconselhável prever pelo menos 3 grupos de usuários com permissões relevantes de acordo com sua função no site, a fim de garantir o funcionamento ideal do site e evitar o gerenciamento caótico do site.

• Observadores: Esses são usuários que não são membros da equipe e não participam ativamente da colaboração da equipe, mas desejam seguir a comunidade. Esta função não permite publicar nenhum conteúdo, mas permite acessar o site de colaboração, ler postagens e pesquisar informações.
• Contribuintes: Todos os membros ativos da equipe que adicionam conteúdo regularmente e participam das discussões podem ser chamados de colaboradores. Este grupo de usuários deve ser capaz de fazer novas publicações, editá-las e deixar comentários.
• Moderadores: Dependendo do tamanho da equipe, um site de colaboração pode ter um ou vários moderadores. Um moderador é um usuário com as permissões mais amplas que permitem avaliar publicações de outros.

Escolhendo um curso de desenvolvimento

Por fim, o curso de desenvolvimento deve ser projetado com as expectativas dos funcionários em mente. Então, ao assumir um projeto de colaboração do SharePoint, comece desenhando um retrato do futuro, depois pense junto com um consultor do SharePoint sobre como o site pode se tornar parte integrante dos dias de trabalho dos usuários.