Como projetar um site de equipe do SharePoint de forma eficaz

Um site de equipe do SharePoint permite que você compartilhe ideias, sincronize conteúdo, descubra insights e trabalhe de forma mais colaborativa com os membros da equipe. O SharePoint é uma plataforma de negócios poderosa e versátil para gerenciamento de conteúdo e colaboração, usada por diversas organizações em todo o mundo! 

1. Estruture seu site de equipe do SharePoint

Alguns usuários ignoram a estrutura e dependem do recurso de pesquisa inteligente. Embora esse seja um ótimo recurso de se utilizar, às vezes seus usuários finais podem não saber quais palavras-chave usar para encontrar os documentos que procuram. No entanto, eles podem ter uma ideia geral sobre em quais bibliotecas eles precisam navegar para encontrar os documentos. Portanto, uma estrutura organizada pode ser muito útil e importante para aumentar a produtividade de sua equipe. 

2. Personalize a navegação do seu site

Você pode adicionar, remover ou editar os links na barra de navegação superior ou na barra de início rápido para personalizar a navegação do seu site, tornando mais fácil para os usuários se orientarem em seu local. Assim Para começar, clique em uma das opções “Editar Links” na página inicial do site da equipe.

Caso você não vir uma opção “Editar Links” na página inicial de sua equipe, pode não ter permissão para fazer alterações ou seu administrador pode ter personalizado o site para não incluir a opção “Editar Links” na página inicial do site de equipe. Você precisa ser o proprietário do site ou receber permissão antes de personalizar o site de sua equipe.

3. Inclua as páginas atualizadas com mais frequência em sua página inicial

Considere o seguinte: se você estivesse usando um site de equipe pela primeira vez, o que esperaria ver na página de destino? Se você fosse um novo funcionário em sua organização, seria capaz de encontrar rapidamente o conteúdo de que precisa?

Ao projetar seu site de equipe do SharePoint, pense nas páginas que são atualizadas com mais frequência e atraem muitos usuários finais. Bons exemplos incluem páginas como últimas notícias, anúncios, eventos corporativos, oportunidades de trabalho, pesquisas diárias, etc. Construa essas páginas em seu SharePoint Team Site e exiba-as para acesso rápido em sua página inicial com webparts. 

4. Invista no visual

Imagens eficazes comunicam melhor do que simplesmente texto. Os recursos visuais na página inicial do seu site do SharePoint podem dar uma aparência interessante e podem aumentar a taxa de uso. Uma apresentação de slides simples com fotos de sua equipe é um bom elemento para aumentar o envolvimento do usuário.

5. Inclua uma introdução e dicas sobre como usar o site de equipe

Uma das coisas mais importantes que muitos usuários esquecem de incluir é uma mensagem de boas-vindas no topo da página inicial com uma rápida introdução ao portal. Portanto recomendamos a inclusão de dicas de como usar o SharePoint Team Site, como manter as bibliotecas organizadas e como marcar.

Sendo assim no final da introdução, adicione um link para uma instrução detalhada que seus usuários finais podem baixar. Isso pode servir como material de autotreinamento quando o site de sua equipe for lançado e quando novos contratados entrarem em sua equipe.

6. Seja flexível – faça mudanças conforme você avança 

O SharePoint é uma plataforma flexível que você pode personalizar para atender às suas necessidades. Ao projetar seu site de equipe do SharePoint pela primeira vez, tenha um período piloto onde você pode ver como seus usuários finais o estão utilizando. Durante o período piloto, certifique-se de obter feedback de seus usuários finais e, em seguida, faça as alterações necessárias para torná-lo seu próprio site de equipe que atenda às necessidades de sua equipe.

Como sua equipe está usando o Site de equipe do SharePoint, você pode perceber as necessidades e desejos deles que não são totalmente atendidos pelo Site de equipe. O SharePoint é uma ferramenta muito versátil que pode ser altamente personalizada. Isso pode ser usado para criar um aplicativo e portal totalmente personalizados para atender às necessidades distintas de sua organização.

Se você deseja começar o seu site de equipe do SharePoint ou deseja fazer melhor uso do seu site existente, entre em contato conosco hoje. Nossa equipe de especialistas em SharePoint terá prazer em conversar!