Compreendendo o armazenamento do SharePoint Online
O SharePoint é uma poderosa plataforma de colaboração e gerenciamento de documentos amplamente utilizada por organizações para armazenar, gerenciar e compartilhar conteúdo. Compreender como o armazenamento funciona é essencial para uma gestão eficiente de dados, controle de custos e otimização de desempenho. Este artigo fornece uma visão detalhada da arquitetura de armazenamento do SharePoint, alocação e melhores práticas.
Arquitetura de armazenamento do SharePoint
O armazenamento do SharePoint estruturado para acomodar diferentes tipos de conteúdo, incluindo documentos, listas, metadados e componentes do site. Ele compõe principalmente as seguintes áreas de armazenamento:
- Coleções de sites e sites: Os dados organizados em coleções de sites, que contêm vários subsites. Cada coleção de sites possui uma cota de armazenamento designada, dependendo do plano do SharePoint da organização.
- Bibliotecas de documentos: São os principais locais de armazenamento para arquivos, suportando controle de versões, metadados e permissões.
- Listas e bancos de dados: As listas armazenam dados estruturados semelhantes a uma tabela de banco de dados. Os bancos de dados armazenam metadados, informações de usuários e configurações.
- Lixeira: Os itens excluídos retidos na Lixeira por um período determinado antes da remoção permanentemente.
- OneDrive for Business: Cada usuário possui um armazenamento pessoal para arquivos, que se integra ao SharePoint.
Como o armazenamento do SharePoint é alocado
A alocação de armazenamento no SharePoint depende do plano de assinatura e do modelo de licenciamento da organização:
- Online (Microsoft 365):
- Armazenamento base de 1 TB por organização.
- 10 GB adicionais por usuário licenciado.
- Armazenamento extra pode ser adquirido conforme necessário.
- On-Premises:
- O armazenamento depende da infraestrutura de servidores da organização.
- Os bancos de dados do SQL Server gerenciam o conteúdo do SharePoint.
Gerenciamento e otimização do armazenamento
Para otimizar o uso do armazenamento, as organizações devem implementar as seguintes melhores práticas:
- Monitorar o uso do armazenamento:
- Utilize o Centro de Administração do SharePoint para acompanhar o consumo de armazenamento.
- Configure alertas para limites próximos de armazenamento.
- Gerenciar versões e políticas de retenção:
- Limite o número de versões de documentos retidas.
- Configure políticas de retenção para arquivar ou excluir dados obsoletos.
- Usar armazenamento externo de arquivos:
- Armazene arquivos de mídia grandes no OneDrive, Azure Blob Storage ou outros serviços em nuvem.
- Implemente soluções de armazenamento híbrido.
- Esvaziar regularmente a Lixeira:
- Certifique-se de que os itens excluídos sejam removidos permanentemente após o período de retenção.
- Otimizar o desempenho de listas e bibliotecas:
- Evite armazenar um número excessivo de itens em uma única biblioteca de documentos.
- Use metadados e indexação para buscas eficientes.
Conclusão
Um gerenciamento eficaz do armazenamento do SharePoint garante colaboração contínua, desempenho ideal e eficiência de custos. Ao compreender como o armazenamento do SharePoint é estruturado e implementar as melhores práticas, as organizações podem aproveitar ao máximo o armazenamento alocado e aprimorar suas capacidades de gerenciamento de documentos.
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Luiz Antonio Sgargeta é sócio fundador e CEO da Trinapse, consultoria brasileira de Microsoft 365 com quase duas décadas de operação, acumula mais de 20 anos em desenvolvimento de software e em ambientes corporativos de alta complexidade.
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Trabalha com SharePoint desde o SharePoint Portal Server 2003 e com .NET desde a versão 1.0. Acompanhou a plataforma em todas as suas reinvenções, do portal de documentos on-premises ao SharePoint Online dentro do Microsoft 365, o que dá a ele uma leitura rara sobre o que muda de verdade e o que é apenas nome novo para o mesmo problema.
No início da carreira atuou em uma das maiores operações de e-commerce do país, em sistemas que não toleram degradação de performance nem indisponibilidade, essa origem definiu o critério que ele aplica até hoje: solução boa é a que sustenta volume real, integra com o legado que já existe e não quebra no pico.
Depois disso, passou por praticamente todo tipo de projeto corporativo, de portais e intranets de milhares de usuários a integrações críticas e automação de processos de ponta a ponta, sempre em grandes empresas e em desafios de alta exigência.
A marca do trabalho dele é a tradução entre tecnologia e negócio, levanta a necessidade real por trás do pedido do cliente, questiona o processo antes de automatizá-lo e desenha a solução pelo resultado esperado, não pela ferramenta disponível, é o que permite conversar com a diretoria sobre retorno e com o time técnico sobre arquitetura na mesma reunião.
Hoje lidera a frente comercial e estratégica da Trinapse e conduz a empresa no novo ciclo da inteligência artificial, com foco em agentes de IA e operação de processos assistida por IA para cooperativas de crédito, agronegócio e indústria. Escreve no blog da Trinapse desde 2019, com mais de 450 artigos sobre IA, SharePoint, Power Platform, Modern Workplace e transformação de processos, sempre a partir de projeto entregue e não de teoria.
