Por que a arquitetura e governança do SharePoint são críticas para o Microsoft Copilot
Prometendo oferecer uma curadoria de conteúdo mais rápida, resultados de pesquisa mais precisos, análise de dados perfeita e maior produtividade, o Copilot é um divisor de águas. No entanto, como acontece com qualquer grande inovação, integrar o Copilot ao seu ambiente do SharePoint requer uma abordagem cuidadosa, especialmente no que diz respeito à arquitetura e governança.
Entendendo a arquitetura e governança do SharePoint
Antes de mergulharmos nas preocupações específicas, é crucial entender o que significam a arquitetura e governança do SharePoint:
- Arquitetura do SharePoint:
- Refere-se ao design estrutural do seu ambiente do SharePoint, incluindo como sites, páginas, bibliotecas e tipos de conteúdo organizados. Uma arquitetura bem projetada garante que a informação seja fácil de encontrar, gerenciar e proteger.
- Governança do SharePoint:
- Abrange as políticas, papéis, responsabilidades e processos que controlam como o ambiente do SharePoint da sua organização gerenciado e utilizado. Inclui diretrizes para permissões, criação de conteúdo, retenção de dados e medidas de segurança.
Preocupação 1: Resultados de pesquisa inesperados no SharePoint
O “Efeito Delve”
O aplicativo Delve foi uma introdução precoce da IA no Microsoft 365, oferecendo resultados de pesquisa personalizados com base na atividade do usuário. Embora o Delve respeitasse o modelo de segurança do SharePoint e apenas exibisse documentos aos quais você tinha acesso, ele também destacou as falhas nas configurações de permissão de uma organização. O Copilot, com suas capacidades avançadas de IA, trará desafios semelhantes, mas em uma escala muito maior.
A vantagem e risco do Copilot
Imagine pedir ao Copilot para reunir todos os documentos de vários sites de projeto modificados por um usuário específico no último ano e que estão marcados como documentos financeiros. O Copilot poderia, potencialmente, reunir dados de sites e fontes que você não sabia que estavam acessíveis, destacando tanto o poder quanto o risco de suas capacidades de IA.
Preocupação 2: Criação de conteúdo descontrolada
Melhores Práticas para Governança de Conteúdo:
- Estabeleça Diretrizes Claras:
- Defina regras para a criação de conteúdo, incluindo onde o novo conteúdo deve ser armazenado, como deve ser etiquetado e quem é responsável por mantê-lo.
- Automatize a Gestão do Ciclo de Vida do Conteúdo:
- Use as capacidades incorporadas do SharePoint para retenção de dados, controle de versão e arquivamento para gerenciar eficientemente o ciclo de vida do seu conteúdo.
- Treinamento de Funcionários:
- Eduque sua equipe sobre a importância de seguir as políticas de governança estabelecidas para evitar a proliferação de conteúdo e garantir o uso consistente da plataforma.
Preparando-se para a Integração do Copilot
À medida que o Copilot se integra profundamente ao SharePoint, a importância de práticas robustas de arquitetura e governança não pode ser subestimada. Aqui estão algumas recomendações finais para garantir uma transição tranquila:
- Revise Segurança e Permissões:
- Audite regularmente suas permissões do SharePoint para evitar a exposição inadvertida de dados através de resultados de pesquisa baseados em IA.
- Fortaleça a Arquitetura da Informação:
- Crie uma estrutura de conteúdo escalável que suporte as capacidades aprimoradas do Copilot, garantindo que os dados permaneçam organizados e facilmente acessíveis.
- Implemente Políticas de Governança:
- Desenvolva diretrizes abrangentes de governança que descrevam claramente como o conteúdo deve ser criado, armazenado e gerenciado dentro do SharePoint.
Considerações Finais
O Copilot tem o potencial de transformar a forma como usamos o SharePoint, tornando as pesquisas mais relevantes, a agregação de dados mais fácil e a criação de conteúdo mais rápida. No entanto, seu sucesso em sua organização depende fortemente da força das suas práticas de arquitetura e governança do SharePoint. Abordar as possíveis armadilhas de forma proativa ajudará a aproveitar os benefícios do Copilot enquanto minimiza os riscos para seus dados sensíveis e a eficiência organizacional.
Erick Alves de Moura é Head of Delivery e Arquiteto Principal da Trinapse, consultoria brasileira especializada em Microsoft 365. Acumula 14 anos de experiência em arquitetura e entrega de soluções sobre SharePoint, Power Platform, Microsoft Graph e Copilot, sempre em ambientes corporativos de grande porte.
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Ao longo da carreira, conduziu migrações de SharePoint on-premises para o SharePoint Online, desenhou intranets corporativas, automatizou processos de negócio com Power Apps e Power Automate e, mais recentemente, projetou agentes de IA integrados ao Microsoft 365.
São projetos com milhares de usuários, regras de governança rígidas e integração com sistemas legados, o tipo de cenário em que a decisão de arquitetura importa mais do que a ferramenta.
Fluente em inglês, atende clientes globais e é o arquiteto responsável pela conta da Bayer nos Estados Unidos, no Brasil, atua junto a cooperativas de crédito, agronegócio e indústria, setores com forte exigência de conformidade e continuidade operacional.
Escreve no blog da Trinapse desde 2019. São mais de 240 artigos publicados sobre SharePoint, Modern Workplace, Copilot e agentes de IA, Power Platform e automação de processos, em dois formatos: tutoriais técnicos passo a passo e análises de decisão sobre arquitetura e adoção do Microsoft 365. Todo conteúdo nasce de projeto real entregue, não de documentação traduzida.
