Como fazer a transição de fluxos clássicos para o Power Automate

Recentemente, a Microsoft anunciou que não vai mais disponibilizar suporte para os fluxos de trabalho do SharePoint Online 2010. O serviço foi interrompido para novos usuários desde o dia primeiro de agosto e será encerrado para usuários já existentes no dia primeiro de novembro de 2020.

Depois dessa data os usuários podem utilizar os fluxos de trabalho do SharePoint 2013 ou do Power Automate. Apesar de ainda não haver uma data, a Microsoft também já anunciou que os fluxos do SharePoint 2013 seguirão o mesmo caminho dos de 2010.

Então, o mais recomendado é que sua empresa faça a transição do SharePoint Online 2010 ou 2013 para o Power Automate. A seguir, vamos explicar diferenças entre os fluxos nas duas ferramentas para que você saiba mais sobre essa transição.

SharePoint Designer x Power Automate

Os fluxos de trabalho do SharePoint costumam ser chamados de clássicos, pois foram os primeiros a serem disponibilizados pela Microsoft. Já no Power Automate são conhecidos como modernos e apresentam diferenças relevantes em relação ao modelo clássico. Veja, agora, as principais diferenças entre eles.

Integração

Os fluxos de trabalho do SharePoint Designer funcionam somente no próprio SharePoint. Já o Power Automate permite a criação entre diferentes aplicativos, como OneDrive, Dynamics 365 e o SharePoint.

Dessa forma, é mais fácil realizar diversas atividades, por exemplo, coletar dados, receber notificações e automatizar procedimentos.

Integrações do SharePoint

Apesar de o SharePoint poder ser integrado com o Power Automate, existem diferenças entre as integrações que podem ser feitas nos fluxos modernos e clássicos. No clássico, por exemplo, é possível criar um fluxo personalizado de uma lista ou biblioteca, já no Automate isso só é possível em experiências modernas.

Executar ou iniciar um fluxo personalizado para um item, arquivo ou pasta também só é viável em experiências modernas quando se trata de um fluxo moderno, mas no clássico do SharePoint isso é possível.

Criar e responder à aprovação padrão de um item ou arquivo é viável em ambos os tipos de fluxo, enquanto criar e responder a aprovações de uma página de publicação clássica só é permitido no SharePoint.

Já a criação e resposta de aprovações de páginas modernas, assim como a criação e o gerenciamento de solicitações de aprovação de associação do site do Hub somente são possíveis no Power Automate.

Tipos de fluxo de trabalho

No SharePoint Designer é possível criar fluxos de trabalho a partir de uma lista, biblioteca, site e fluxos reutilizáveis. No Power Automate também é possível criar, porém não há como montar o processo em um site ou usar fluxos reutilizáveis.

Cuidados na transição

O primeiro cuidado que sua empresa deve tomar antes de fazer a transição é identificar todos os fluxos de trabalho de seu SharePoint 2010 ou 2013. Dessa forma, será mais fácil entender como fazer o processo de transição entre as plataformas.

Além disso, o time da empresa deve se atentar aos potenciais problemas – elencados pela Microsoft – que podem acontecer durante a transição. São eles:

• Limite de execução de 30 dias: os fluxos no Power Automate tem vida útil de 30 dias, diferente do SharePoint em que não eles não possuem uma “data de validade”. Para lidar com isso, você pode fazer com que o mesmo mude o próprio nome para que a contagem seja reiniciada.
• HTTP: no Power Automate o conector HTTP é uma funcionalidade extra, ou seja, é preciso ter uma licença Premium para utilizá-lo. Se sua empresa estiver acostumada a usar o conector, uma boa ideia é criar um usuário de “conta de serviço” no Automate e gerenciar os fluxos com essa conta.
• Histórico de armazenamento: o fluxo do Power Automate mantém um histórico do fluxo no painel da ferramenta. Mas, se você precisar monitorar os seus sites, pode criar uma lista com informações sobre log.
• Fluxos reutilizáveis: com o raciocínio modular, você pode criar um fluxo mestre que é acionado por um fluxo de lista ou biblioteca para fazer trabalhos mais complexos.
• Representação: a funcionalidade do SharePoint 2010, em que você pode adicionar uma representação para atuar com um usuário diferente, não está disponível no Automate.

Lembre-se desses pontos antes de fazer a transição para que essa seja mais tranquila e eficiente. Caso você precise de ajuda ou queira tirar dúvidas sobre essa transição dos fluxos de trabalho clássicos do SharePoint Designer para o Power Automate, entre em contato conosco!