SharePoint Online: Metadados gerenciados vs. propriedades gerenciadas

Este post não será um post instrutivo como muitos dos outros artigos do blog. Contudo, em vez disso, tentaremos esclarecer algumas terminologias do SharePoint que parecem semelhantes, mas muito diferentes. Então, vamos falar sobre Metadados Gerenciados e Propriedades Gerenciadas. Portanto, neste post, vamos explicar cada terminologia e como usá-las no SharePoint.

Metadados Gerenciados

Metadados gerenciados são os metadados definidos no Repositório de Termos. Sempre que você tiver metadados que serão usados ​​globalmente em uma organização (ou seja, lista de clientes, mercados, departamentos, tipos de documentos, etc.), o repositório de termos será o local onde você precisará defini-lo. Por que você pode perguntar? Porque o repositório de termos é global para todo o tenant (todos os sites do SharePoint). Ao contrário de uma coluna de escolha que você pode definir localmente em um nível de lista ou biblioteca ou mesmo uma Coluna de Site que você pode definir em nível de site – Armazenamento de Termos (ou Metadados Gerenciados) é visível por todos os sites, listas e bibliotecas.

O motivo pelo qual o chamamos de Metadados Gerenciados é que, quando criamos uma coluna para vincular aos conjuntos de termos / rótulos do repositório de termos, o tipo de coluna que você deve escolher é Metadados Gerenciados. É, mais uma vez, apenas mais um nome para as tags de metadados definidas no Armazenamento de Termos.

Propriedades Gerenciadas

Propriedades gerenciadas, por outro lado, é mais uma peça técnica de terminologia. É uma propriedade que permite a você, o usuário, criar pesquisas personalizadas com base no conteúdo armazenado no SharePoint. Ainda assim, essencialmente, é uma propriedade criada nos bastidores que permite filtrar / pesquisar informações localizadas em várias fontes (listas / bibliotecas / sites).

Por exemplo, digamos que você tenha 2 bibliotecas em 2 sites diferentes. Uma biblioteca tem uma coluna de escolha chamada Cliente e outra biblioteca tem uma coluna de escolha chamada Cliente. Os arquivos são carregados em cada biblioteca e marcados de acordo. Você deseja executar a pesquisa no SharePoint e encontrar todos os documentos com o Cliente ou Nome do cliente = Microsoft.

Mas aqui estão alguns problemas:

1. Os documentos estão localizados em bibliotecas separadas
2. Embora os documentos sejam marcados com o mesmo valor de “Microsoft”, os nomes das colunas são diferentes
3. Como resultado, não podemos usar o ícone de filtro que temos em uma determinada biblioteca (já que temos várias bibliotecas)
4. Se usarmos a pesquisa global (ou seja, na página inicial do SharePoint ), ela não permitirá a filtragem de metadados personalizados

É aqui que entram as propriedades gerenciadas. Quando você carrega e marca documentos em cada biblioteca, eles são indexados pelo SharePoint e as propriedades rastreadas são criadas como resultado. Então, você obtém propriedades gerenciadas geradas automaticamente ou tem que criá-las você mesmo.

Ao criar uma única propriedade gerenciada, você pode vincular as propriedades rastreadas pelo Cliente e pelo Cliente em uma única “propriedade”.

Você pode encontrar mais tutoriais do SharePoint como este em nosso blog, portanto, certifique-se de conferir todos os dias.