SharePoint: uma lista de conformidade para administradores

A conformidade com o Microsoft SharePoint mantém até mesmo os administradores de TI mais experientes acordados à noite. Obviamente, o Microsoft 365 fornece ferramentas para ajudar a gerenciar a conformidade do SharePoint. Mas com tantos requisitos diferentes, uma lista de verificação de gerenciamento de conformidade pode salvar vidas!

Neste artigo, ajudamos a garantir que todas as etapas necessárias para manter a conformidade do SharePoint

Conformidade do SharePoint

No SharePoint online, a conformidade é composta por três elementos principais:

• Requisitos legais e regulamentares
• governança organizacional
• Ameaças internas e externas

Vamos examinar mais de perto cada um desses elementos para entender a função que cada um desempenha em uma abordagem abrangente de conformidade com o SharePoint.

Requisitos legais e regulamentares

A maioria dos requisitos legais e regulamentares relativos a dados dizem respeito à proteção de dados e informações confidenciais. O gerenciamento do ciclo de vida dos dados é essencial para cumprir esses requisitos porque ajuda a garantir que você esteja sempre protegendo essas informações.

As políticas de retenção de documentos fornecem a base para o gerenciamento do ciclo de vida dos dados. Ao desenvolver uma política de retenção de documentos, é melhor colaborar com seus usuários finais em todas as diferentes áreas de sua empresa. Faz sentido envolvê-los no processo porque geralmente eles conhecem melhor os tipos de dados e informações com os quais estão trabalhando.

Governança organizacional

Um ambiente do SharePoint bem organizado é um ambiente do SharePoint mais seguro. Adotar uma abordagem de autoatendimento no SharePoint online pode aliviar a carga das equipes de TI e contribuir significativamente para a produtividade em toda a organização. No entanto, se não gerenciado adequadamente, o autoatendimento pode levar à expansão e a riscos de segurança.

O SharePoint Online e o Microsoft 365 têm recursos prontos para uso que ajuda a configurar o gerenciamento eficaz de documentos e minimizar a expansão para que não perder nenhum ativo crítico.

Ameaças internas e externas

Embora o SharePoint Online forneça recursos de colaboração, esses recursos aumentam significativamente os riscos ao gerenciar usuários externos e compartilhamento. Isso torna a prevenção de perda de dados (DLP) um componente crítico da conformidade do Microsoft 365.

O objetivo de um DLP é impedir que os usuários finais compartilhem informações confidenciais de forma inadequada. As organizações não têm apenas requisitos regulamentares para proteger os dados, mas também incentivos financeiros. As multas por perdas e violações acidentais de dados podem ser enormes, e o compartilhamento inapropriado de propriedade intelectual pode custar milhões às empresas.

Lista de verificação conformidade do SharePoint

Você também pode usar a lista de verificação para se familiarizar com as principais atividades de conformidade e as ferramentas para torná-las mais fáceis.

• Treine os usuários finais regularmente: Forneça treinamento regular para conscientizá-los sobre os riscos associados ao compartilhamento de arquivos e as etapas que devem seguir para trocar informações com segurança.
• Implementar controles de acesso: Use controles de acesso para implementar o Princípio do Menor Privilégio e Confiança Zero , dois padrões do setor para garantir que as pessoas certas acessem as informações certas.
• Realize auditorias regulares: Use os mecanismos integrados do SharePoint para identificar quando um documento está armazenado no local errado ou desaparece, quando rótulos de confidencialidade e outros metadados são aplicados incorretamente e outros possíveis problemas de conformidade.
• Revise logs e relatórios: Audite e monitore regularmente seu ambiente do SharePoint revisando logs e relatórios. Embora os relatórios integrados do SharePoint não permitam relatórios automatizados , grande parte da auditoria e monitoramento necessários pra conformidade com o SharePoint podem ser automatizados para economizar seu tempo.
• Monitore a atividade do usuário: Use a automação baseada em regras para rastrear a atividade do usuário . Isso permite que você descubra e resolva imediatamente as atividades que podem levar a problemas de conformidade. O SharePoint tem vários recursos prontos para uso para ajudá-lo a configurar seu sistema de monitoramento.
• Implemente a prevenção contra perda de dados (DLP): Controle o compartilhamento externo no SharePoint Online e no Microsoft 365 definindo as configurações no centro de administração de acordo com o DLP da sua organização.
• Revise regularmente as configurações de segurança: Certifique-se de que suas configurações estejam atualizadas com todos os requisitos de conformidade da sua organização com revisões regulares.  

Prevenção contra perda de dados no seu melhor

Embora o Microsoft 365 forneça muitas ferramentas para facilitar o gerenciamento de conformidade do SharePoint, toda a complexidade inerente associada a esse mandato torna uma lista de verificação para administradores de TI um recurso inestimável para manter os locatários adequadamente administrados.

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