SharePoint moderno: fluxo de trabalho e aprovação

Eu estive fora das páginas e do jogo de fluxo de trabalho por um tempo enquanto focava em outros lugares – então jogando um pouco de atualização em certas áreas. Muitas pessoas estão cavando aqui há muito tempo, então o que estou aprendendo e reaprendendo não é novidade, mas é novo para mim e tenho certeza de que há outras pessoas no mesmo barco. Há muitas pessoas em versões mais antigas do SharePoint que estão, ou eventualmente, farão uma mudança semelhante para o SharePoint Online, como estou trabalhando/ajudando agora.

Nas versões herdadas do SharePoint, temos fluxos de trabalho e aprovações há algum tempo. Eles foram gerenciados por meio do SharePoint Designer e apareceram diretamente nas configurações da lista onde os fluxos de trabalho foram implementados.

No SharePoint “Moderno” – SharePoint Online – a solução de fluxo de trabalho recomendada é o Power Automate, que cria “fluxos” em vez de fluxos de trabalho.

O pessoal do SharePoint e da Power Platform fizeram um bom trabalho integrando as ferramentas da Power Platform na interface do SharePoint. Incluindo o Power Automate e fluxos de trabalho de aprovação específicos. Incluído diretamente na barra de navegação/ação superior da lista do SharePoint.

Fora da caixa, configurar um fluxo de aprovação de página é super fácil e muito elegante como uma solução de aprovação. 

Aprovações

Uma das minhas primeiras perguntas depois de ativar um deles foi “Onde posso ver todas as minhas aprovações abertas e gerenciá-las conforme necessário?”. Porque, eu quero visibilidade e a capacidade de substituir as coisas. Alguns pontos-chave:

• A configuração de um fluxo de aprovação de página adiciona um campo “Status de aprovação” à sua biblioteca – para que você possa ver o status na visualização das páginas do site
• Os usuários podem revisar as aprovações na própria página enviada e chegar lá por meio do menu de “três pontos” em itens individuais na visualização de páginas do site “Mais –> Revisar aprovações”
• Aprovações abertas NÃO aparecem na página Configurações de fluxo de trabalho (mostrada acima)
  • Inicialmente, isso pode ser meio irritante, mas faz sentido. A página Configurações de fluxo de trabalho são fluxos de trabalho do SharePoint, não aprovações do Power Automate
  • Seria bom ter alguma nota ou mesmo um link para onde os usuários possam encontrar as novas aprovações, mas suspeito que esta página tenha uma vida útil limitada e provavelmente não vale a pena atualizar

Portanto, se você ainda não adivinhou – onde encontramos essa lista de aprovações abertas, bem como o histórico e muitas outras vantagens, é na interface do Power Automate.

Existem várias maneiras de chegar lá, mas a mais fácil para quem já trabalha no SharePoint é usar o menu mostrado acima e selecionar a opção “Ver seus fluxos”. Isso abrirá uma guia para o Power Automate. No menu à esquerda você verá Itens de Ação –> Aprovações.

Em última análise, isso é super fácil e faz sentido. Mas se você vem do SharePoint legado e ainda não fez a mudança mental para trabalhar com o Power Automate, talvez precise de um empurrãozinho. Espero que isso tenha ajudado.

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