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Saiba como fazer a contabilização do reembolso de despesas sem erros

Saiba como fazer a contabilização do reembolso de despesas sem erros

A contabilização do reembolso de despesas é um assunto que frequentemente gera estresse entre as empresas e seus funcionários. Trata-se do processo em que o colaborador faz uma viagem corporativa e paga as despesas com o seu próprio dinheiro, tendo que ser reembolsado pela companhia na sequência.

Se ocorrem erros nesse sentido, a relação entre colaboradores e a companhia pode ser abalada. Logo deve-se evitar que isso aconteça! Por isso, desenvolvemos este post, que trará dicas para contabilizar o reembolso de forma correta e os erros mais comuns de serem cometidos nesses processos. Confira a seguir!

Veja dicas para contabilizar o reembolso de despesas de modo correto

Existem algumas boas práticas que podem ser aplicadas para que o reembolso de despesas seja feito de forma correta nas companhias. Veja agora as principais delas!

Garanta que todos os lançamentos estejam corretos

Quando um empregado viaja a trabalho para uma reunião com um cliente, por exemplo, todas as despesas que ele tiver com deslocamento e alimentação durante o período devem ser pagos pela empresa. Logo deve-se garantir que os colaboradores façam os lançamentos de maneira correta para evitar erros.

Tenha uma política de reembolso

A empresa precisa ter uma política de reembolso bem definida. A ideia é que seja criado uma espécie de contrato para viagens a trabalho, que deixe claro o que é de responsabilidade da empresa ou não.

Dessa maneira, se evita que ocorram abusos e a empresa seja prejudicada. Quando um funcionário fica hospedado em um hotel, por exemplo, a companhia pode pagar a hospedagem, mas não serviços extras disponibilizados, como o consumo de lanches e bebidas.

Conheça os erros mais comuns no reembolso de despesas e aprenda a evitá-los

Assim como há boas práticas a serem cumpridas para o correto processo de reembolso de despesas, deve-se evitar os erros mais comuns. Os principais são os comentados a seguir!

Ter um modelo não padronizado

Os modelos de relatórios de reembolso de despesas devem ser padronizados. Dessa maneira, não haverá como os colaboradores lançarem as despesas de forma incorreta, tampouco de a empresa ter dificuldade para contabilizá-las.

Não solicitar comprovantes

Para evitar que gastos abusivos sejam feitos em viagens corporativas, é importante que a empresa exija os comprovantes das despesas, como os cupons e notas fiscais dos produtos e serviços adquiridos. Dessa maneira, se evita que alguns colaboradores usem de má-fé para que a empresa pague por despesas pessoais não relacionadas à viagem em questão.

Não contar com uma ferramenta que automatize o processo

Hoje em dia existem recursos que garantem o cumprimento dos processos de reembolso de despesas. É o caso do SharePoint, uma ferramenta que permite o gerenciamento de diversas atividades empresariais.

Com o SharePoint você garante que as políticas de reembolso de despesas sejam aplicadas de forma correta, evitando erros e tornando os processos mais ágeis e otimizados.

Para utilizar essa funcionalidade da ferramenta com ainda mais praticidade, convém contar com o auxílio de uma consultoria. Nós, da Consultoria SharePoint, podemos ajudar nesse sentido. Entre em contato conosco e saiba mais!