Política e procedimentos: usando a pesquisa do SharePoint

Nesta postagem, explicamos como a pesquisa do Microsoft SharePoint pode atender ao requisito abaixo:

“ Deve ser possível encontrar uma política em segundos ”.

Usando a pesquisa do SharePoint

Primeiramente, para aqueles que consideram o SharePoint como uma plataforma para gerenciar as políticas e procedimentos de sua organização, um serviço de pesquisa bem configurado deve estar no topo da lista de prioridades. Assim, quando um usuário não consegue encontrar algo rapidamente, a frustração se instala. Portanto, isso significa que, não conseguir encontrar uma política em alguns segundos, prejudica sua organização. Você precisará de regras adicionais de tecnologia e organização que obriguem os usuários a lê-lo.

Entretanto, um recurso importante do SharePoint que melhora muito a capacidade de uma pessoa encontrar uma política é usar a pesquisa do SharePoint. A beleza da pesquisa é que o usuário não precisa saber onde o documento está armazenado. Eles simplesmente precisam digitar algumas palavras-chave na caixa de pesquisa e uma lista de resultados aparecerá. O outro grande benefício está relacionando a segurança de exibição de resultados. Somente resultados permitidos para o usuário aparecem na busca.

Personalizando a Pesquisa do SharePoint

A pesquisa também pode ser personalizada de várias maneiras para ajudar a tornar o processo muito mais fácil, como:

• Adicionando propriedades personalizadas: ao filtro de pesquisa. O que significa que você pode permitir que os usuários realizem pesquisas como ‘Mostre-me todas as políticas da equipe de finanças sobre o Sox’.
• Um escopo de pesquisa: pode ser definido para que apenas documentos em um site ou filtrados em uma propriedade. Para este projeto, seria gerado um escopo de ‘política’ que permite que apenas as políticas sejam retornadas.
• Podem ser realizadas pesquisas avançadas: como ‘Mostre-me todas as políticas que estão em PDF, de autoria de Helen Jones, em outubro de 2021 e possuem as palavras-chave ‘Saúde’ e ‘Segurança’.
• Melhores apostas: A pesquisa do SharePoint permite ao administrador um resultado que sempre aparecerá no topo de uma pesquisa específica. Por exemplo, se um usuário pesquisou por ‘Política de saúde e segurança’, um link para a política real pode ser definido para que esteja sempre no topo!
• Sinônimos: O SharePoint também permite a definição de sinônimos. Portanto, se houver muitos significados para um termo, descrições e acrônimos alternativos podem ser adicionados. Por exemplo, se você deseja que os mesmos resultados apareçam para ‘Saúde’ e ‘Bem-estar’, isso é fácil de configurar.
• Refinadores de pesquisa: Os Refinadores permitem que os resultados da pesquisa sejam refinados e filtrem os resultados escolhendo uma parte específica dos metadados. Por exemplo, você pode querer mostrar apenas os resultados que são vídeos ou originários da Alemanha.

Mantenha a equipe feliz

A pesquisa no SharePoint geralmente é uma área pouco usada. No entanto, pode ser uma maneira muito econômica de criar consultas e conjuntos de dados de milhões de documentos. Uma pesquisa bem organizada e configurada pode realmente ajudar a manter a equipe satisfeita ao encontrar rapidamente o que deseja.

Vea também nosso artigo sobre os benfícios do SharePoint como Sistema de Gerenciamento de Documentos.