O que fazer quando o armazenamento do SharePoint acabar?
À medida que as organizações migram conteúdos para o SharePoint Online ou o utilizam como solução principal de armazenamento em nuvem, podem eventualmente ficar sem espaço disponível. Quando isso acontece, os clientes frequentemente perguntam sobre soluções alternativas. Este artigo descreve várias opções para lidar com essa questão.
Armazenamento padrão no SharePoint Online
No momento da escrita deste post, a Microsoft fornece armazenamento com base no número de usuários dentro de uma organização. Por padrão, cada organização recebe:
- 1 TB de armazenamento para o tenant, independentemente do seu tamanho.
- 10 GB por usuário licenciado (por exemplo, uma empresa com 30 usuários recebe 1,3 TB de armazenamento).
Embora essa alocação funcione para muitos, organizações com grandes volumes de dados históricos podem precisar de mais espaço. Aqui estão algumas alternativas a serem consideradas quando o armazenamento do SharePoint acabar.
Locais alternativos para armazenamento de arquivos
Opção 1: OneDrive for Business
Uma solução comum é utilizar o OneDrive for Business. Cada usuário recebe 1 TB de armazenamento, que pode somar uma quantidade significativa para a organização. Por exemplo, uma empresa com 30 usuários tem um adicional de 30 TB de armazenamento no OneDrive, separado do SharePoint.
Prós:
- Suporta colaboração semelhante ao SharePoint (controle de versões, coautoria, etc.).
Contras:
- Os arquivos estão vinculados às contas individuais dos usuários, exigindo compartilhamento manual para acesso em equipe.
- Não há integração fácil com o Microsoft Teams para colaboração.
- Possíveis problemas de sincronização com o Windows Explorer.
- Quando um usuário sai da organização, seu OneDrive é excluído após 30 dias (a menos que sejam aplicadas políticas de retenção).
Opção 2: Azure Files
O Azure Files é outra solução da Microsoft que funciona como um servidor de arquivos virtual na nuvem. Diferente do SharePoint, o Azure Files não possui recursos de colaboração, como histórico de versões ou coautoria.
Prós:
- Mais econômico do que comprar armazenamento adicional no SharePoint.
Contras:
- Não possui recursos de colaboração do SharePoint.
- Sem integração direta com o Microsoft Teams.
- Os usuários precisam gerenciar o conteúdo separadamente do SharePoint, dificultando a busca e o acesso.
- Configurar políticas de retenção e rótulos de sensibilidade pode ser desafiador devido ao armazenamento em locais diferentes.
Opção 3: Comprar armazenamento adicional no SharePoint
Uma solução direta é adquirir mais espaço de armazenamento pelo Centro de Administração do Microsoft 365.
Prós:
- O conteúdo permanece no mesmo local, facilitando o acesso dos usuários.
- Administração mais simples, sem necessidade de gerenciar múltiplas soluções de armazenamento.
Contras:
- O custo pode ser alto, dependendo da necessidade da organização.
Otimização do uso de armazenamento no SharePoint Online
Antes de buscar soluções alternativas, considere otimizar o armazenamento existente no SharePoint:
1. Limpeza de arquivos antigos
Muitas organizações armazenam arquivos de décadas atrás que não são mais relevantes. Reduzir arquivos desnecessários antes da migração pode economizar 30-50% do espaço de armazenamento.
2. Gerenciamento do histórico de versões
Por padrão, o SharePoint mantém 500 versões de cada arquivo. Reduzir esse número para 100 versões pode liberar espaço.
3. Revisão da retenção de arquivos de vídeo
Com a mudança do Old Stream para o New Stream, os vídeos agora contam para o armazenamento do SharePoint. Por padrão, as gravações de reuniões do Teams são mantidas por 120 dias antes de serem excluídas. Reduzir esse período pode ajudar a economizar espaço.
4. Consideração das políticas de retenção e compliance
Se políticas de retenção forem aplicadas aos sites do SharePoint, arquivos excluídos são movidos para a Biblioteca de Retenção de Preservação, onde permanecem até que o período de retenção expire. Isso pode consumir uma grande quantidade de armazenamento.
5. Esvaziamento da lixeira
Arquivos e pastas excluídos ainda contam para o armazenamento enquanto permanecem na Lixeira (retenção de 93 dias). Esvaziar regularmente a Lixeira pode ajudar a liberar espaço.
Considerações finais
Ficar sem armazenamento no SharePoint Online é um desafio comum, mas existem várias soluções para resolvê-lo. Seja otimizando o armazenamento existente, utilizando o OneDrive, recorrendo ao Azure Files ou adquirindo espaço adicional no SharePoint, as organizações podem encontrar uma estratégia que melhor atenda às suas necessidades.
Ao gerenciar proativamente a retenção de arquivos, versões e a limpeza de dados, as empresas podem reduzir significativamente a demanda por armazenamento e evitar custos desnecessários.
Veja também nosso artigo sobre Compreendendo o armazenamento do SharePoint Online.
Luiz Antonio Sgargeta é sócio fundador e CEO da Trinapse, consultoria brasileira de Microsoft 365 com quase duas décadas de operação, acumula mais de 20 anos em desenvolvimento de software e em ambientes corporativos de alta complexidade.
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Trabalha com SharePoint desde o SharePoint Portal Server 2003 e com .NET desde a versão 1.0. Acompanhou a plataforma em todas as suas reinvenções, do portal de documentos on-premises ao SharePoint Online dentro do Microsoft 365, o que dá a ele uma leitura rara sobre o que muda de verdade e o que é apenas nome novo para o mesmo problema.
No início da carreira atuou em uma das maiores operações de e-commerce do país, em sistemas que não toleram degradação de performance nem indisponibilidade, essa origem definiu o critério que ele aplica até hoje: solução boa é a que sustenta volume real, integra com o legado que já existe e não quebra no pico.
Depois disso, passou por praticamente todo tipo de projeto corporativo, de portais e intranets de milhares de usuários a integrações críticas e automação de processos de ponta a ponta, sempre em grandes empresas e em desafios de alta exigência.
A marca do trabalho dele é a tradução entre tecnologia e negócio, levanta a necessidade real por trás do pedido do cliente, questiona o processo antes de automatizá-lo e desenha a solução pelo resultado esperado, não pela ferramenta disponível, é o que permite conversar com a diretoria sobre retorno e com o time técnico sobre arquitetura na mesma reunião.
Hoje lidera a frente comercial e estratégica da Trinapse e conduz a empresa no novo ciclo da inteligência artificial, com foco em agentes de IA e operação de processos assistida por IA para cooperativas de crédito, agronegócio e indústria. Escreve no blog da Trinapse desde 2019, com mais de 450 artigos sobre IA, SharePoint, Power Platform, Modern Workplace e transformação de processos, sempre a partir de projeto entregue e não de teoria.
