O que fazer quando o armazenamento do SharePoint acabar?

À medida que as organizações migram conteúdos para o SharePoint Online ou o utilizam como solução principal de armazenamento em nuvem, podem eventualmente ficar sem espaço disponível. Quando isso acontece, os clientes frequentemente perguntam sobre soluções alternativas. Este artigo descreve várias opções para lidar com essa questão.

Armazenamento padrão no SharePoint Online

No momento da escrita deste post, a Microsoft fornece armazenamento com base no número de usuários dentro de uma organização. Por padrão, cada organização recebe:

• 1 TB de armazenamento para o tenant, independentemente do seu tamanho.
• 10 GB por usuário licenciado (por exemplo, uma empresa com 30 usuários recebe 1,3 TB de armazenamento).

Embora essa alocação funcione para muitos, organizações com grandes volumes de dados históricos podem precisar de mais espaço. Aqui estão algumas alternativas a serem consideradas quando o armazenamento do SharePoint acabar.

Locais alternativos para armazenamento de arquivos

Opção 1: OneDrive for Business

Uma solução comum é utilizar o OneDrive for Business. Cada usuário recebe 1 TB de armazenamento, que pode somar uma quantidade significativa para a organização. Por exemplo, uma empresa com 30 usuários tem um adicional de 30 TB de armazenamento no OneDrive, separado do SharePoint.

Prós:

• Suporta colaboração semelhante ao SharePoint (controle de versões, coautoria, etc.).

Contras:

• Os arquivos estão vinculados às contas individuais dos usuários, exigindo compartilhamento manual para acesso em equipe.
• Não há integração fácil com o Microsoft Teams para colaboração.
• Possíveis problemas de sincronização com o Windows Explorer.
• Quando um usuário sai da organização, seu OneDrive é excluído após 30 dias (a menos que sejam aplicadas políticas de retenção).

Opção 2: Azure Files

O Azure Files é outra solução da Microsoft que funciona como um servidor de arquivos virtual na nuvem. Diferente do SharePoint, o Azure Files não possui recursos de colaboração, como histórico de versões ou coautoria.

Prós:

• Mais econômico do que comprar armazenamento adicional no SharePoint.

Contras:

• Não possui recursos de colaboração do SharePoint.
• Sem integração direta com o Microsoft Teams.
• Os usuários precisam gerenciar o conteúdo separadamente do SharePoint, dificultando a busca e o acesso.
• Configurar políticas de retenção e rótulos de sensibilidade pode ser desafiador devido ao armazenamento em locais diferentes.

Opção 3: Comprar armazenamento adicional no SharePoint

Uma solução direta é adquirir mais espaço de armazenamento pelo Centro de Administração do Microsoft 365.

Prós:

• O conteúdo permanece no mesmo local, facilitando o acesso dos usuários.
• Administração mais simples, sem necessidade de gerenciar múltiplas soluções de armazenamento.

Contras:

• O custo pode ser alto, dependendo da necessidade da organização.

Otimização do uso de armazenamento no SharePoint Online

Antes de buscar soluções alternativas, considere otimizar o armazenamento existente no SharePoint:

1. Limpeza de arquivos antigos

Muitas organizações armazenam arquivos de décadas atrás que não são mais relevantes. Reduzir arquivos desnecessários antes da migração pode economizar 30-50% do espaço de armazenamento.

2. Gerenciamento do histórico de versões

Por padrão, o SharePoint mantém 500 versões de cada arquivo. Reduzir esse número para 100 versões pode liberar espaço.

3. Revisão da retenção de arquivos de vídeo

Com a mudança do Old Stream para o New Stream, os vídeos agora contam para o armazenamento do SharePoint. Por padrão, as gravações de reuniões do Teams são mantidas por 120 dias antes de serem excluídas. Reduzir esse período pode ajudar a economizar espaço.

4. Consideração das políticas de retenção e compliance

Se políticas de retenção forem aplicadas aos sites do SharePoint, arquivos excluídos são movidos para a Biblioteca de Retenção de Preservação, onde permanecem até que o período de retenção expire. Isso pode consumir uma grande quantidade de armazenamento.

5. Esvaziamento da lixeira

Arquivos e pastas excluídos ainda contam para o armazenamento enquanto permanecem na Lixeira (retenção de 93 dias). Esvaziar regularmente a Lixeira pode ajudar a liberar espaço.

Considerações finais

Ficar sem armazenamento no SharePoint Online é um desafio comum, mas existem várias soluções para resolvê-lo. Seja otimizando o armazenamento existente, utilizando o OneDrive, recorrendo ao Azure Files ou adquirindo espaço adicional no SharePoint, as organizações podem encontrar uma estratégia que melhor atenda às suas necessidades.

Ao gerenciar proativamente a retenção de arquivos, versões e a limpeza de dados, as empresas podem reduzir significativamente a demanda por armazenamento e evitar custos desnecessários.

Veja também nosso artigo sobre Compreendendo o armazenamento do SharePoint Online.