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O que é a gestão de documentos e como colocá-la em prática?

O que é a gestão de documentos e como colocá-la em prática?

Gestão de documentos é um conjunto de processos estratégicos adotados por uma organização para garantir que o armazenamento, arquivamento, acesso e análise de documentos ocorra de maneira adequada e com o máximo de eficiência possível. Em geral, a gestão de documentos envolve a criação de um sistema de armazenamento que possa ser facilmente manipulado pelos usuários.

Todas as empresas trabalham com um conjunto de documentos que precisam ser consultados periodicamente. A gestão de documentos garante que esse processo seja eficiente e organizado.

Atualmente, a gestão de documentos é um processo cada vez mais atrelado a novas tecnologias e, quando feito com software, recebe até uma sigla especial: GED. Conheça melhor o assunto e entenda como fazer a gestão de documentos na sua empresa!

O que é GED?

GED nada mais é que a Gestão Eletrônica de Documentos, ou seja, um processo similar ao que explicamos no tópico anterior, mas no qual são utilizadas ferramentas eletrônicas para facilitar a gestão dos documentos de uma empresa. Alguns softwares, como o SharePoint, são bastante adotados nessa etapa, já que combinam tecnologias que facilitam o armazenamento, a organização e a administração dos vários arquivos que uma empresa tem.

Quais os benefícios da gestão de documentos?

Agora que você já sabe o que significa gestão de documentos é hora de conhecer alguns de seus benefícios. Veja por que sua empresa só tem a ganhar ao investir nessa estratégia.

Economia de tempo

Um dos principais benefícios da gestão de documentos é a economia de tempo. Manusear todos os documentos da sua empresa digitalmente é mais rápido e intuitivo do que fazê-lo com arquivos físicos. Fica mais fácil se organizar e ser produtivo com a GED.

Simplificação de processos

Quantos processos empresariais no seu negócio dependem diretamente de documentos? Com a gestão eletrônica desses arquivos, os fluxos de trabalho podem ser melhorados e a produtividade da sua equipe aumenta.

Economia de espaço

É caro manter escritórios enormes e a gestão de documentos pode ajudá-lo a poupar dinheiro. Digitalizar e utilizar uma ferramenta para encontrar os arquivos fará com que os velhos fichários de arquivos ocupem menos espaço no seu escritório, sem que nenhum dado seja perdido com essa economia.

Como fazer a gestão de documentos?

Pronto para começar a se beneficiar da gestão de documentos? Então confira essas dicas para implementá-la na sua empresa.

Passo 1: separe os documentos

Cada documento é utilizado pela sua empresa em um contexto. Por isso, para começar a fazer a gestão deles, é fundamental separá-los por uso. Comprovantes de pagamento, por exemplo, tem uma função nos fluxos de trabalho enquanto contratos tem outra. Considere isso ao listar os documentos que existem na empresa hoje.

Passo 2: organize a guarda fixa dos documentos

Hoje, muitas empresas terceirizam a guarda de seus principais documentos para poupar espaço de armazenamento. Tradicionalmente, porém, um funcionário de confiança fica a cargo do local onde eles são armazenados e é responsável pela sua organização. 

Passo 3: crie uma rotina

Digitalizar todos os documentos da sua empresa de uma vez é inviável. A melhor maneira de garantir a conclusão do processo é separando-o por etapas, de acordo com a prioridade dos arquivos conforme percebida no passo 1. Após concluir toda a digitalização, porém, o processo não é dado por terminado. É preciso criar um cronograma para que os novos documentos gerados pelo negócio também sejam digitalizados e integrados ao sistema.

Passo 4: aposte em uma consultoria especializada

Escolher o software certo para utilizar na sua gestão de documentos, identificar quais deles precisam ser arquivados primeiro, definir quais os formatos de arquivo e o tipo de armazenamento utilizado para garantir acesso a eles (local ou na nuvem) é uma tarefa complexa para a maioria dos departamentos de TI. Por isso, muitas empresas optam por terceirizar a tarefa.

Procure uma consultoria especializada no assunto. Ela poderá ajudar a definir políticas para a gestão de documentos, fazer backups periódicos deles e implementar o Microsoft SharePoint para garantir acesso aos documentos corporativos.

Pronto para começar a implementar a gestão de documentos na sua empresa? Então não perca tempo e fale agora mesmo com um de nossos consultores!