Passo a passo: gerenciando projetos de TI usando SharePoint

Por Fernando Viana e Sá
Passo a passo: gerenciando projetos de TI usando SharePoint

Se você leu nosso artigo anterior sobre gestão de projetos de TI com SharePoint, agora é hora de colocar a mão na massa. Neste guia prático, você vai aprender como configurar e usar o SharePoint para gerenciar projetos de tecnologia da informação no seu dia a dia.

Por que usar o SharePoint na prática para projetos de TI?

O SharePoint permite centralizar documentos, tarefas, comunicações e prazos em um só lugar. E quando bem configurado, vira um verdadeiro hub colaborativo para squads de desenvolvimento, analistas, PMOs e stakeholders.

1. Crie um site de projeto no SharePoint

A primeira etapa é criar um site dedicado ao projeto.

Passo a passo:

  1. Acesse o SharePoint Online.
  2. Clique em “Criar site” > “Site de equipe”.
  3. Nomeie o site com o nome do projeto (ex: “Projeto ERP 2025”).
  4. Defina os membros do time como proprietários ou visitantes, conforme necessário.

2. Adicione listas personalizadas para o controle de tarefas

O SPO permite criar listas personalizadas para gerenciar atividades, sprints ou fluxos de trabalho ágeis.

Exemplo de colunas úteis para uma lista de tarefas:

  • Título da Tarefa
  • Responsável (Pessoa)
  • Status (Escolha: A Fazer, Em Andamento, Concluído)
  • Prioridade
  • Data de Início / Término
  • Sprint (caso use metodologias ágeis)

3. Organize os documentos do projeto

Crie bibliotecas de documentos separadas por tema:

  • Documentação Técnica
  • Contratos e Escopos
  • Reuniões e Atas
  • Artefatos de Desenvolvimento (Ex: Diagramas UML, APIs)

4. Crie um dashboard de status com Web Parts

Com as Web Parts do SharePoint, você pode criar uma visão geral visual do projeto:

  • Gráfico de tarefas (Power BI ou Listas)
  • Web Part de Calendário
  • Links úteis do projeto
  • Indicadores de status (verde/amarelo/vermelho)

5. Automatize com Power Automate

A integração entre SPO e Power Automate é essencial para automatizar:

  • Notificações de tarefas atribuídas
  • Alertas para prazos vencendo
  • Aprovação de documentos
  • Integrações com Microsoft Teams e Planner

6. Conecte o projeto ao Microsoft Teams

Crie um canal no Teams vinculado ao site SharePoint para comunicação fluida. Assim, os arquivos, listas e conversas ficam integrados no mesmo contexto de projeto.

Use o conector do SharePoint no Teams para exibir listas e dashboards diretamente no canal.

O SharePoint é uma ferramenta de gestão de projetos poderosa (e subutilizada)

Com o SharePoint Online, sua equipe de TI ganha mais controle, visibilidade e produtividade. Quando combinado com Power Automate, Teams e Power BI, ele forma uma verdadeira plataforma de gestão de projetos moderna e integrada.


Sobre a Trinapse

A Trinapse é especialista em soluções digitais com foco em produtividade, colaboração e transformação digital. Atuamos com SharePoint, Power Platform e Microsoft 365 ajudando empresas a otimizarem seus processos com segurança e inteligência.

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