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Como aplicar as ferramentas de workflow do SharePoint nas empresas?

Como aplicar as ferramentas de workflow do SharePoint nas empresas?

Você sabe como utilizar as ferramentas de workflow do SharePoint para criar, distribuir e automatizar fluxos de trabalho na sua empresa? É sobre isso que falaremos neste artigo, com um tutorial para ajudá-lo a dar os primeiros passos pelo recurso.

O SharePoint é uma ferramenta Microsoft utilizada para criar sites rapidamente e de maneira intuitiva. Desenvolvido para facilitar o uso de intranets e extranets, o SharePoint hoje também combina recursos de gestão de projetos, como a ferramenta de workflow que vamos abordar neste artigo.

Entenda como utilizá-la e veja como é fácil implementar o SharePoint na sua empresa!

Comece um novo workflow no SharePoint

Criar um workflow no SharePoint é muito simples. Conecte-se no site e clique em “list workflow”. Essa funcionalidade permitirá que você não só comece um novo workflow do zero, mas também que utilize templates e outros recursos conectados ao seu SharePoint para realizar essa tarefa.

Em seguida, dê um nome ao seu workflow que seja fácil de identificar e, sempre que possível, adicione uma descrição. Ela vai ajudá-lo a entender o que cada fluxo de trabalho representa na plataforma e qual a funcionalidade dele.

Descreva as tarefas do fluxo de trabalho

Os workflows do SharePoint são divididos em estágios (stages). Você pode adicionar tantos quanto quiser e definir regras para o fim dos estágios, como atribuí-las a um usuário específico. Aquela tarefa do fluxo de trabalho, portanto, será enviada para o funcionário em questão quando for o momento de ser executada.

Configure os detalhes da tarefa

Depois de configurar o usuário, defina a tarefa, como ela deve ser feita e adicione os detalhes. Ao fim da configuração bastará identificar os parâmetros para aprovação ou rejeição da tarefa, utilizando as condições do workflow. Clique no botão “conditions” e não se esqueça de que esses parâmetros devem ser adicionados no box “transition to stage”.

Selecione as variáveis e que valor será verificado na tarefa anterior para que a etapa do fluxo de trabalho se inicie. Após concluir essa etapa você terá apenas que criar as rotas para os estágios.

Crie rotas para os estágios

Para que um workflow funcione de maneira automatizada é preciso definir uma rota. Essa rota considera se uma tarefa foi aprovada ou rejeitada para dar continuidade ao fluxo de trabalho.

Você deve, portanto, configurar uma alternativa para caso uma tarefa seja rejeitada em um estágio intermediário. Também precisa designar o que acontece após a aprovação (a próxima etapa do fluxo de trabalho).

Visualize o fluxo de trabalho

Agora que já terminou o seu fluxo de trabalho é hora de visualizá-lo e conferir se não há nenhuma modificação a ser feita. O SharePoint permite diversas visualizações distintas para fluxos de trabalho, dentre as quais a visualização em gráfico. Utilize-a clicando em “views” e em seguida em “visual designer”.

Inicie o fluxo

Está tudo certo com seu fluxo de trabalho? Então é hora de selecionar quando ele deve começar. Para dar início a ele assim que o documento for finalizado, selecione o box “start workflow automatically when an item is created”. 

Execute o fluxo de trabalho

Por último, basta executar os fluxos de trabalho criados para a empresa. Abra o SharePoint, adicione um documento, clique nas reticências no fim do arquivo e selecione “workflows”. Em seguida, selecione o fluxo de trabalho que deseja começar.

O SharePoint é a ferramenta certa para aumentar a produtividade e eficiência das equipes, mas para que isso aconteça ele precisa ser configurado corretamente. Utilize as dicas que aprendeu aqui para fazer isso e se precisar de ajuda com as ferramentas de workflow do SharePoint não exite em entrar em contato com uma consultoria especializada, como a Consultoria SharePoint.

Gostou de conhecer esses recursos do SharePoint? Agora entenda como a ferramenta pode ajudá-o a melhorar a comunicação interna da empresa.