Você ainda usa e-mail para colaborar com outras empresas?

Ao colaborar com outras empresas em um projeto, muitas empresas confiam em e-mail e outras práticas desatualizadas. Então, surgem complicações, dores de cabeça e frustrações. Entretanto, os obstáculos podem resultar de qualquer coisa, desde a falta de confiança entre as organizações, a falta de clareza nas ferramentas e processos até as principais diferenças culturais.

Mas não precisa ser assim. 

Então, é hora de aproveitar as lições aprendidas sobre o trabalho remoto e as ferramentas que tornam o trabalho remoto perfeito,

Concorde com as Regras de Engajamento

A falta de clareza sobre a maneira de realizar o trabalho e por quem levou a grandes problemas.

A solução: comece cada empreendimento interorganizacional com um termo de abertura de projeto projetado para facilitar o caminho para uma colaboração eficiente e eficaz. A carta deve abordar:

• Quais são os objetivos, resultados de negócios, princípios orientadores e entregas?
• Quem será o dono de qual parte do projeto?
• Quais são as normas básicas de comunicação?
• Qual ferramenta de colaboração você usará para realizar tudo isso?

Assim, ao criar um termo de abertura do projeto, você reduzirá a ineficiência, deixando os membros da equipe se concentrarem em trabalhos importantes.

Coloque os controles apropriados no lugar

Escolher uma ferramenta de colaboração não é tão simples quanto dizer “Vamos usar nosso canal Microsoft Teams, aqui está um login e uma senha”. Você deve considerar uma série de detalhes importantes.

As ferramentas de colaboração modernas permitem um controle rígido do que os hóspedes podem ou não ver e fazer. Primeiro, você precisará decidir o que exatamente compartilhará e o que permitirá o acesso na ferramenta. Um acordo de não divulgação pode ser necessário.

Também é prudente estabelecer processos para garantir que você não esteja concedendo acesso de convidado e nunca desative esse acesso. Depois que um projeto termina, é fácil perder de vista esses relacionamentos externos. 

Invista em tempo para aprender

Sempre que duas organizações colaboram pela primeira vez, haverá uma curva de aprendizado. Identifique quaisquer lacunas antecipadamente e, em seguida, reserve um tempo para educar uns aos outros quando necessário.

Uma equipe pode precisar aprender uma nova ferramenta de colaboração. Assim, o treinamento formal é inestimável. 

Outra área de aprendizado potencial envolve o trabalho remoto. Se uma equipe é mais apta a trabalhar remotamente e de forma assíncrona, pode ser um investimento que vale a pena comunicar algumas normas básicas.

• Quando as pessoas precisam estar disponíveis?
• Qual é o tempo de resposta esperado no chat?
• Onde você salva os documentos para que todos possam acessá-los facilmente sem precisar enviar ping para um membro da equipe?

Embora o treinamento possa parecer que atrasa um projeto, os ganhos de eficiência no caminho mais do que compensam. Especialmente treinando em torno de uma ferramenta de colaboração. 

Nenhum tamanho serve para todos

É claro que nem todo projeto interorganizacional exigirá uma carta ou investimento no aprendizado de uma nova plataforma de colaboração. Portanto, o e-mail é perfeitamente suficiente para tarefas simples que as pessoas podem realizar com algumas trocas em um curto período de tempo.

Essa regra não se aplica a empreendimentos ou relacionamentos mais complexos e de longo prazo envolvendo duas ou mais organizações. Nesses casos, vale a pena o investimento inicial para concordar com a forma de trabalhar em conjunto e concluir qualquer treinamento necessário sobre a ferramenta de colaboração selecionada e as normas de trabalho.