Como disponibilizar os tipos de conteúdo em todos os sites do SharePoint

 Tipos de conteúdo permitem que você organize seu conteúdo em depósitos lógicos, cada um com seu próprio conjunto de colunas de metadados. No entanto, disponibilizar esses tipos de conteúdo em todos os sites para garantir a consistência sempre foi um pouco difícil Neste artigo, gostaria de explicar a você a única opção pronta que temos no SharePoint para disponibilizar em todos os seus sites.

O que são Tipos de Conteúdo?

Um tipo de conteúdo é essencialmente uma coleção exclusiva de colunas de metadados para um tipo específico de conteúdo. Por exemplo, se você criar um tipo de conteúdo denominado Galeria de tipos de conteúdo, ele pode conter as seguintes colunas de metadados: Nome do cliente, Quantidade, Data de vencimento. Então, Se você criar um Tipo de conteúdo chamado Política, ele pode conter um conjunto exclusivo de marcas como Autor, Proprietário, Status. Ou seja, essas categorizações permitem que você organize seu conteúdo de uma maneira muito consistente.

Onde são criados os Tipos de Conteúdo?

Eles são sempre criados no nível do site. Isso os torna disponíveis para todas as bibliotecas de documentos desse site. 

Qual o problema em usar os Tipos de Conteúdo em outros site?

Com as versões mais antigas do SharePoint, quando contávamos com uma arquitetura de subsite clássica , reutilizá-los era fácil. Pois, você criaria eles na raiz de um conjunto de sites (o site de nível superior), e eles magicamente eram propagados para todos os subsites abaixo. Assim, permitindo a fácil reutilização e padronização em todos os sites de um conjunto de sites.

Em contraste, com o SharePoint moderno, agora temos o que chamamos de arquitetura de informação “Plana” . Embora geralmente seja um modelo superior para organizar sites e conteúdo, ele tem uma grande limitação. Não há mais herança de subsites de tipos de conteúdo.

Ou seja, se você, digamos, criar um tipo de conteúdo em um site, não há como disponibilizá-lo em outro site.

Conheça a galeria de Tipos de Conteúdo

Felizmente, temos uma maneira de disponibilizá-los em todos os sites. Podemos fazer isso por meio do recurso galeria de tipo de conteúdo.

O que é uma galeria?

A galeria é a funcionalidade disponível no centro de administração do SharePoint, permitindo que você crie, gerencie e publique eles em todos os sites disponíveis em seu locatário.

Como acessar a Galeria?

1. Clique em Microsoft 365 App Launcher> Admin.
2. Em Admin Centers, escolha SharePoint Admin Center.
3. Em Content Services, clique em Content Type Gallery.

A Galeria é um conjunto de sites oculto

Aqueles que usaram as versões mais antigas do SharePoint, podem reconhecer e perceber que a galeria de tipo de conteúdo não é um recurso novo. Pois, já existia essa funcionalidade há algum tempo. Entretanto, costumávamos chamá-lo de content type hub, e era um conjunto de sites oculto que você só podia acessar por meio de domainname.sharepoint.com/sites/contenttypehub URL. Então, se você adicionar / sites / contenttypehub no final do URL do locatário, acabará em um conjunto de sites oculto que usávamos no passado para publicar tipos de conteúdo. Ou seja, a galeria é apenas uma versão modernizada desse conjunto de sites oculto.

Como publicar Tipos de Conteúdos em todos os sites?

1. Criar

As etapas seriam as mesmas em termos de criação de tipos de conteúdo e adição de colunas no nível do site; a única diferença seria que você faria isso usando a interface moderna da galeria de tipo de conteúdo.

1. Clique em criar tipo de conteúdo
2. Dê a ele um nome, atribua um grupo (categoria), atribua o tipo de conteúdo pai e clique em criar.
3. Nesse ponto, você estaria criando / adicionando colunas em nível de site, como em um site normal .

2. Publicar

Então, finalmente chegamos à etapa que é essencialmente a razão pela qual a Galeria de tipo de conteúdo existe. Depois de criar um tipo de conteúdo em um site, você está pronto e pode começar a usá-lo imediatamente. A Galeria é diferente. É o seu painel de tipo de conteúdo centralizado e, depois de criar os tipos de conteúdo aqui, você precisa publicá- los (para disseminá-los para todos os sites em seu locatário).

1. Clique no tipo de conteúdo que deseja publicar e clique em publicar
2. Se você nunca publicou o tipo de conteúdo antes, publicar será a escolha padrão, então apenas clique em salvar

Agora, uma coisa com esta Galeria de tipo de conteúdo é que você precisa ser paciente. Como este é um recurso legado, ele depende de um Timer Job que é executado de vez em quando e publica eles em todos os sites em seu locatário. Portanto, os tipos de conteúdo publicados não aparecerão nos sites de recebimento imediatamente. Você precisa esperar entre algumas horas a 24 horas. 

3. Use tipos de conteúdo publicados nos sites de recebimento

Depois que eles foram publicados e você esperou o suficiente para que eles aparecessem em seu site, eles podem ser usados ​​como tipos de conteúdo “normais”.

1. Clique no ícone de engrenagem> informações do site.
2. Clique em exibir todas as configurações do site.
3. Em galerias do web designer, clique em tipos de conteúdo do site.
4. E você verá os tipos de conteúdo publicados em uma lista de todos os tipos de conteúdo disponíveis.
5. E, claro, neste ponto, você pode adicionar este tipo de conteúdo à sua biblioteca de documentos ou lista.

Como fazer alterações na galeria de Tipos de Conteúdo

É imperativo observar que, depois de publicar os tipos de conteúdo da Galeria de tipos de conteúdo, você também deve mantê-los lá. Se você for a qualquer site após a publicação do tipo de conteúdo, não será possível mantê-lo de lá – todos os recursos regulares do tipo de conteúdo, como a capacidade de adicionar colunas, modificar configurações ou excluir um tipo de conteúdo, não serão disponível.

1. Caso você precise fazer alterações no Tipo de Conteúdo definido na Galeria de Tipo de Conteúdo, clique nesse tipo de conteúdo.
2. Faça todas as alterações necessárias ao tipo de conteúdo (ou seja, adicionar novas colunas de site).
3. Clique no botão publicar, em seguida em republicar e em salvar.

Publicar Tipos de Conteúdo em outros sites

Os proprietários do site podem acessar esses recursos clicando em publicação de tipo de conteúdo em administração do conjunto de sites.

Atualizar todos os Tipos de Conteúdo publicado

Este recurso permite que os Proprietários do Site agilizem as atualizações feitas nos Tipos de Conteúdo publicados de dentro da Galeria de Tipo de Conteúdo. Portanto, se você marcar a caixa ao lado de atualizar todos os tipos de conteúdo publicados na próxima atualização e clicar em OK, as atualizações dos tipos de conteúdo serão selecionadas mais rapidamente pelo trabalho de cronômetro.

Log de erro de publicação

Isso pode ser útil se os tipos de conteúdo foram publicados na Galeria de tipo de conteúdo, você esperou por um longo tempo, até mesmo marcou o botão Atualizar acima, mas ainda assim, os Tipos de conteúdo publicados ou suas atualizações nunca chegaram ao seu site. A causa mais provável para isso – algum tipo de erro ocorreu durante a publicação. Portanto, se você clicar em Log de erros de publicação de tipo de conteúdo – isso pode liberar algumas informações (se não houver erros, aparecerá a página “o site não pode ser acessado”).

No entanto, se os erros existirem, ele mostrará uma lista de erros. Por exemplo, abaixo, encontrei um erro em que já tinha um tipo de conteúdo chamado Documento de projeto definido em meu site localmente. E então, fui para a Galeria de tipo de conteúdo e criei e publiquei um tipo de conteúdo com o mesmo nome. Portanto, ao tentar publicar esse tipo de conteúdo em meu site, ocorreu um conflito, uma vez que os nomes correspondem, e não queria sobrescrevê-lo.

Hubs

Em Hubs (não confunda com os sites de hub modernos que temos agora), você verá todos os Tipos de Conteúdo que foram criados na Galeria de Tipos de Conteúdo e publicados com sucesso em seu site.

Por fim, acesse nosso outro artigo em que abordamos as diferenças entre Site inicial, Página inicial, Site Hub e Site raiz para complementar sua leitura. Caso ainda tenha dúvidas entre em contato com nossos especialistas.