Dataverse na prática: cenários reais e checklist

Depois de entender o que é Dataverse (Parte 1) e como ele se organiza com tabelas, relacionamentos e segurança, chegou a hora do que todo mundo quer: prática.

Neste artigo, você vai ver cenários reais em que o Dataverse costuma fazer muita diferença e, no final, um checklist simples para decidir entre Dataverse, SharePoint, SQL (ou outras fontes) com mais segurança.

1. Solicitações internas com etapas e status

Exemplos: reembolso, compras, requisição de vaga, solicitação de acesso, manutenção, onboarding.

Sinais de que Dataverse faz sentido:

• status com transições claras (rascunho → em aprovação → aprovado → concluído)
• mais de uma área participa
• precisa de histórico e rastreabilidade
• precisa de regras (não avança sem X)

Como Dataverse ajuda na prática:

• uma tabela principal (Solicitação) + tabelas relacionadas (Itens, Aprovações, Anexos)
• segurança por papel (solicitante, aprovador, admin)
• integração limpa com Power Automate para aprovações e notificações

2. Registro principal + itens

Exemplos: pedido com itens, protocolo com amostras, entrega de EPI com lista de EPIs, ativo com manutenções.

Sinais:

• existe um registro “pai” e vários “filhos”
• você está duplicando dados para “não perder vínculo”
• relatórios e filtros estão virando gambiarra

Como Dataverse ajuda:

• relacionamentos (1:N e, quando necessário, N:N)
• consistência: você para de copiar informações em colunas
• experiência melhor no app (galerias e telas mais simples)

3. Controle de acesso por função e dados sensíveis

Exemplos: RH (dados pessoais), Financeiro (valores), HSE (registros críticos), Compliance.

Sinais:

• “nem todo mundo pode ver tudo”
• você precisa restringir edição, não só visualização
• tem auditoria interna/externa ou dados regulados

Como Dataverse ajuda:

• papéis de segurança (roles) e acesso por função/área
• controle mais alinhado a aplicações corporativas
• redução de risco de exposição de dados

4. Integrações recorrentes e automações que precisam ser confiáveis

Exemplos: notificar Teams/Outlook, criar tarefas, gerar registros derivados, sincronizar com sistema legado.

Sinais:

• integração frequente (não é “uma vez só”)
• o dado precisa estar consistente para o fluxo funcionar
• você já sofreu com IDs, duplicidade e “coluna quebrada”

Como Dataverse ajuda:

• estrutura consistente e padronizada para fluxos
• melhor controle de mudanças e evolução do modelo
• integrações mais previsíveis (menos “quebra” com o tempo)

5. App que começou pequeno e virou operação

Sinais:

• mais usuários e mais áreas usando
• backlog de melhorias constante
• necessidade de homologação/produção separadas
• “o app virou crítico”

Como Dataverse ajuda:

• você trata dados como ativo de plataforma
• evolução mais sustentável (menos remendos)
• melhor caminho para governança quando surgem vários apps

Checklist rápido: Dataverse, SharePoint ou SQL?

Marque Sim/Não:

1. O processo tem etapas e status bem definidos?
2. Precisa de segurança por função/área?
3. Precisa de auditoria/rastreabilidade (quem alterou e quando)?
4. Tem registro principal + itens ou relacionamentos relevantes?
5. Vai ter integrações recorrentes e automações dependentes do dado?
6. Vai virar operação e crescer (mais usuários/áreas)?
7. Você quer padronizar dados para várias soluções?

Interpretação prática:

• 0–2 “Sim” → SharePoint/Lista/Excel costuma resolver bem (com disciplina).
• 3–4 “Sim” → Dataverse começa a fazer muito sentido.
• 5+ “Sim” → Dataverse tende a ser o caminho mais seguro e sustentável.

Conclusão

Dataverse vale principalmente quando você precisa de processo + consistência + segurança + escala. Se a sua solução é simples e pontual, fontes mais leves podem atender. Mas quando o app vira operação e envolve múltiplas áreas, o Dataverse geralmente reduz retrabalho e aumenta previsibilidade.

Quer aplicar Dataverse com segurança (sem retrabalho e sem “refazer tudo” depois)?
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