Como utilizar o Copilot em uma biblioteca do SharePoint

Este artigo apresenta um passo a passo prático de como utilizar o Copilot diretamente em uma biblioteca do SharePoint, usando como exemplo uma biblioteca de Notas Fiscais.

O foco é mostrar como usar, onde clicar e como perguntar, sem teoria desnecessária.

Pré-requisitos mínimos

Antes de utilizar o Copilot em uma biblioteca do SharePoint, verifique se o ambiente atende aos pontos abaixo:

• Licença ativa do Microsoft 365 Copilot para os usuários
• Biblioteca do SharePoint com documentos suportados (PDF, Word, Excel)
• Permissões corretamente configuradas
• PDFs pesquisáveis ou com OCR aplicado
• (Recomendado) Uso de metadados na biblioteca

Esses itens impactam diretamente a qualidade das respostas.

Passo 1: Preparar a biblioteca de Notas Fiscais

Criar ou revisar colunas (metadados)

Na biblioteca do SharePoint, crie ou valide colunas como:

• Fornecedor
• CNPJ
• Data da Nota
• Valor
• Unidade / Centro de Custo
• Status (Aguardando, Conferida, Contabilizada, Paga)
• Tipo (NF-e, NFS-e, Fatura)

Dica: quanto melhores os metadados, mais precisas serão as respostas do Copilot.

Padronizar nomes de arquivos (opcional)

Exemplo de padrão simples:

2026-01-15_FORNECEDOR_NF12345_R$15320.pdf

Isso ajuda tanto usuários quanto a IA a entender o conteúdo.

Revisar permissões da biblioteca

Garanta que:

• Financeiro e Fiscal tenham acesso completo
• Outras áreas tenham acesso apenas ao necessário

O Copilot respeita exatamente as permissões do SharePoint.

Passo 2: Abrir o Copilot dentro do SharePoint

1. Acesse o site do SharePoint
2. Abra a biblioteca Notas Fiscais
3. Clique no ícone do Copilot no canto superior direito

O painel do Copilot será aberto ao lado, já no contexto da biblioteca.

Passo 3: Usar o Copilot para localizar notas fiscais

Comece utilizando o Copilot como mecanismo de busca inteligente.

Exemplos de perguntas (prompts):

• Quais notas fiscais do fornecedor XPTO foram recebidas este mês?
• Liste notas fiscais acima de R$ 50.000 no último trimestre.
• Quais notas estão com Status = Aguardando há mais de 7 dias?

O Copilot utiliza documentos e metadados acessíveis ao usuário para responder.

Passo 4: Usar o Copilot para entender uma nota fiscal

Abra um PDF de nota fiscal e utilize o Copilot para resumir o conteúdo.

Exemplos de perguntas:

• Resuma esta nota fiscal destacando fornecedor, data, valor e impostos.
• Extraia os principais campos desta nota para conferência.
• Aponte possíveis inconsistências neste documento.

Isso reduz significativamente o tempo de leitura manual.

Passo 5: Analisar várias notas ao mesmo tempo

Com base na biblioteca inteira ou em um período específico, o Copilot pode gerar análises consolidadas.

Exemplos de perguntas:

• Faça um resumo das notas fiscais deste mês por fornecedor.
• Aponte variações relevantes de valores em relação ao mês anterior.
• Liste possíveis exceções ou notas fora do padrão.

Passo 6: Gerar relatórios a partir da biblioteca

O Copilot também pode ajudar na criação de relatórios iniciais.

Exemplos de uso:

• Crie um relatório mensal com total, principais fornecedores e pendências.
• Gere um resumo executivo para diretoria com base nas notas deste período.
• Reescreva o relatório em tom mais objetivo e executivo.

O resultado é um rascunho inteligente, que deve ser revisado antes do uso final.

Passo 7: Validar resultados e ajustar o uso

Quando o uso funciona bem

• Metadados preenchidos
• PDFs legíveis
• Permissões corretas

Quando ajustes são necessários

• Metadados vazios ou inconsistentes
• Permissões excessivas
• Documentos escaneados sem OCR

O Copilot não corrige problemas estruturais — ele os evidencia.

Prompts prontos para bibliotecas de Notas Fiscais

Use e adapte conforme sua realidade:

• Quais notas fiscais do fornecedor X têm valores fora do padrão dos últimos 3 meses?
• Liste notas do período [data–data] com status Aguardando.
• Crie um resumo executivo mensal com total, top fornecedores e pendências.
• Identifique notas sem preenchimento do campo Centro de Custo.

Conclusão

Utilizar o Copilot em uma biblioteca do SharePoint não exige novos sistemas nem mudanças radicais.
Com organização mínima, permissões corretas e bons metadados, é possível extrair valor real de documentos que a empresa já possui.

Bibliotecas como Notas Fiscais são excelentes pontos de partida para adoção prática do Copilot.

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