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Como aplicar as ferramentas de workflow do SharePoint nas empresas?

Como aplicar as ferramentas de workflow do SharePoint nas empresas?

Você sabe como utilizar as ferramentas de workflow do SharePoint para criar, distribuir e automatizar fluxos de trabalho na sua empresa? É sobre isso que falaremos neste artigo, com um tutorial para ajudá-lo a dar os primeiros passos pelo recurso.

O SharePoint é uma ferramenta Microsoft utilizada para criar sites rapidamente e de maneira intuitiva. Desenvolvido para facilitar o uso de intranets e extranets, o SharePoint hoje também combina recursos de gestão de projetos, como a ferramenta de workflow que vamos abordar neste artigo.

Entenda como utilizá-la e veja como é fácil implementar o SharePoint na sua empresa!

Comece um novo workflow no SharePoint

Criar um workflow no SharePoint é muito simples. Conecte-se no site e clique em “list workflow”. Essa funcionalidade permitirá que você não só comece um novo workflow do zero, mas também que utilize templates e outros recursos conectados ao seu SharePoint para realizar essa tarefa.

Em seguida, dê um nome ao seu workflow que seja fácil de identificar e, sempre que possível, adicione uma descrição. Ela vai ajudá-lo a entender o que cada fluxo de trabalho representa na plataforma e qual a funcionalidade dele.

Descreva as tarefas do fluxo de trabalho

Os workflows do SharePoint são divididos em estágios (stages). Você pode adicionar tantos quanto quiser e definir regras para o fim dos estágios, como atribuí-las a um usuário específico. Aquela tarefa do fluxo de trabalho, portanto, será enviada para o funcionário em questão quando for o momento de ser executada.

Configure os detalhes da tarefa

Depois de configurar o usuário, defina a tarefa, como ela deve ser feita e adicione os detalhes. Ao fim da configuração bastará identificar os parâmetros para aprovação ou rejeição da tarefa, utilizando as condições do workflow. Clique no botão “conditions” e não se esqueça de que esses parâmetros devem ser adicionados no box “transition to stage”.

Selecione as variáveis e que valor será verificado na tarefa anterior para que a etapa do fluxo de trabalho se inicie. Após concluir essa etapa você terá apenas que criar as rotas para os estágios.

Crie rotas para os estágios

Para que um workflow funcione de maneira automatizada é preciso definir uma rota. Essa rota considera se uma tarefa foi aprovada ou rejeitada para dar continuidade ao fluxo de trabalho.

Você deve, portanto, configurar uma alternativa para caso uma tarefa seja rejeitada em um estágio intermediário. Também precisa designar o que acontece após a aprovação (a próxima etapa do fluxo de trabalho).

Visualize o fluxo de trabalho

Agora que já terminou o seu fluxo de trabalho é hora de visualizá-lo e conferir se não há nenhuma modificação a ser feita. O SharePoint permite diversas visualizações distintas para fluxos de trabalho, dentre as quais a visualização em gráfico. Utilize-a clicando em “views” e em seguida em “visual designer”.

Inicie o fluxo

Está tudo certo com seu fluxo de trabalho? Então é hora de selecionar quando ele deve começar. Para dar início a ele assim que o documento for finalizado, selecione o box “start workflow automatically when an item is created”. 

Execute o fluxo de trabalho

Por último, basta executar os fluxos de trabalho criados para a empresa. Abra o SharePoint, adicione um documento, clique nas reticências no fim do arquivo e selecione “workflows”. Em seguida, selecione o fluxo de trabalho que deseja começar.

O SharePoint é a ferramenta certa para aumentar a produtividade e eficiência das equipes, mas para que isso aconteça ele precisa ser configurado corretamente. Utilize as dicas que aprendeu aqui para fazer isso e se precisar de ajuda com as ferramentas de workflow do SharePoint não exite em entrar em contato com uma consultoria especializada, como a Consultoria SharePoint.

Gostou de conhecer esses recursos do SharePoint? Agora entenda como a ferramenta pode ajudá-o a melhorar a comunicação interna da empresa.

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Inovação incremental e radical: entenda as diferenças

Inovação incremental e radical: entenda as diferenças

Inovação se tornou palavra de ordem, não só em startups, mas em empresas de todos os segmentos e cada vez mais se ouve falar em estratégias diferentes de inovação que podem ser implementadas em uma organização. Os dois tipos mais comuns são a inovação incremental e radical, duas maneiras completamente diferentes de implementar novidades dentro de uma empresa.

Você sabe quais são as características de cada um desses tipos de inovação e como uma empresa pode se decidir entre elas? No artigo de hoje entendemos o conceito de inovação incremental e radical, além das diferenças entre essas duas estratégias. Confira!

O que é inovação incremental?

A inovação incremental é o tipo mais tradicional de inovação implementado nas empresas. Trata-se de, gradualmente, modificar processos e verificar como essas mudanças impactam os resultados do negócio. Podemos compará-la, por exemplo, com o lançamento de uma nova interface para um software com que já estamos familiarizados, como o Windows.

A inovação incremental é muito popular porque a maioria das empresas já tem seu jeito de fazer negócios e são muito resistentes a mudanças. Embora isso possa variar entre os departamentos, é comum que setores, como o RH, sejam mais lentos para implementar novos processos e se deem melhor com a inovação gradual, em que é possível dar um passo de cada vez e recuar se os resultados não forem os esperados.

Essa estratégia de inovação geralmente é bem recebida pelos colaboradores. Afinal, eles não precisam aprender da noite para o dia uma nova forma de fazer negócios e conseguem se reeducar ao longo da implementação da inovação.

O que é inovação radical?

A inovação radical, ou disruptiva, é uma estratégia mais ousada e geralmente reservada apenas para as empresas que estão prontas para quebrarem paradigmas. Ela se baseia na ruptura completa de processos existentes, não na substituição deles por novos processos um pouco aprimorados. Podemos entender melhor esse tipo de inovação quando pensamos em produtos como o iPhone.

Na época do seu lançamento já existiam outros telefones inteligentes, como os da Blackberry. Contudo, nenhum criou uma fatia de mercado tão expressiva para smartphones quanto o produto da Apple, que desde o princípio era visto como mais fácil de se utilizar e voltado para o público geral, não apenas para executivos.

A inovação radical é menos sobre aumentar a fatia de mercado e mais sobre criar um novo mercado. Por isso, ela tem objetivos ambiciosos e é mais drástica do que um simples update ou adoção de tendência indicaria. Por outro lado, esse tipo de inovação é mais demorada, arriscada e complexa para as empresas. 

Quando usar cada uma delas?

Não sabe como escolher qual desses tipos de inovação é o ideal para a sua empresa? Então confira o comparativo que montamos para ajudá-lo!

Acessibilidade

A inovação incremental é mais acessível para as organizações. Ela não rompe completamente com os fluxos de trabalho já estabelecidos e permite que sejam testadas novas maneiras de fazer negócios. A inovação radical, por sua vez, baseia-se na completa quebra de paradigmas e, por isso, é menos acessível.

Tempo

A inovação radical acontece por períodos prolongados, enquanto a inovação incremental pode ser contida em intervalos que vão de seis meses a dois anos. Explorar um novo mercado exige conhecê-lo bem e isso leva tempo. Portanto, se você quer implementar inovação na sua empresa quanto antes, a versão incremental é a escolha mais segura.

Oportunidades

Em termos de oportunidades a inovação incremental deixa a desejar. Ela pode fazer com que sua empresa seja mais produtiva, mas não será capaz de expandir os negócios para novos mercados. É papel da inovação radical fazer isso e por esse motivo ela tem enorme potencial para maximizar os lucros de um empreendimento.

Como você pôde ver, inovação incremental e radical ambas trazem benefícios e representam desafios para o negócio. Cabe aos gestores identificar qual delas valerá mais a pena e trará o maior ROI em potencial. A inovação radical, por ser mais drástica, oferece riscos bem maiores para as empresas, mas também recompensas compatíveis.

Gostou de conhecer a diferença entre inovação incremental e radical? Comente!

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O que é a indústria 4.0 e como se preparar para ela?

O que é a indústria 4.0 e como se preparar para ela?

Entender o que é indústria 4.0 é um desafio para os empresários atuais. Afinal, estamos nos referindo a uma nova realidade, embasada na transformação digital, que já está presente em nosso dia a dia, mas que nem sempre sabemos como lidar com ela.

Para que você possa tirar as suas dúvidas sobre o assunto e saber como se preparar para essa nova era da indústria, continue a leitura! Respondemos aos principais questionamentos que os empresários fazem acerca do tema.

Afinal, o que é indústria 4.0?

Os meios de comunicação evoluíram de forma significativa nas últimas décadas. Um celular, que antes servia apenas para fazer ligações telefônicas, hoje pode ser utilizado para inúmeras atividades, como pedir comida, chamar um carro, compartilhar conteúdo nas redes sociais etc.

Essa evolução migrou para outras áreas e deu origem a chamada indústria 4.0. Isso porque as novas tecnologias contribuíram para a automatização de processos e hoje muitas empresas podem utilizar recursos, como a inteligência artificial, para desenvolver as suas atividades.

O termo 4.0 é dado porque esse tipo de indústria está vinculado à 4ª Revolução Industrial, momento pelo qual estamos passando por conta das mudanças tecnológicas. Essas transformações romperam as barreiras que regiam a produção industrial durante a metade do século passado e início do atual.

Quais são as principais características da indústria 4.0?

O uso da tecnologia está presente em todos os momentos da indústria 4.0. Assim sendo, surge um novo cenário empresarial, que tem características como:

  • uso constante da inteligência artificial;
  • popularização da internet das coisas;
  • armazenamento de dados em cloud computing;
  • menos mão de obra humana para atividades operacionais.

Qual a situação dessa tendência no Brasil?

Um levantamento feito pela Agência Brasileira de Desenvolvimento Industrial (ABDI), divulgado em uma reportagem do jornal Gazeta do Povo, se estima que, no Brasil, o total de empresas que adotam a manufatura avançada é de 15%.

Esse número ainda é modesto, mas cada vez mais as empresas se dão conta de quanto é importante se modernizar para continuar atuante em um mercado tão competitivo.

Como ela impactará as empresas?

O principal impacto da indústria 4.0 para as empresas é a diminuição do trabalho que exige esforço humano para atividades burocráticas ou operacionais. Assim sendo, a inteligência humana deverá ser mais utilizada em ações estratégicas. Isso extinguirá alguns cargos, mas abrirá diversas oportunidades em áreas como a de TI, por exemplo.

Como se preparar para essa nova era?

As empresas devem sempre buscar se atualizar e utilizar as novas tecnologias nas suas operações. Isso gera mais competitividade e poder de mercado, fazendo com que a companhia se destaque dos concorrentes.

Entendeu o que é indústria 4.0 e como se preparar para ela? Então agora é só garantir que essa nova era chegue até a sua empresa e se beneficiar de todas as vantagens que ela apresenta.

Para se manter atualizado e se preparar para a indústria 4.0, recomendamos que você assine a nossa newsletter. Assim, sempre terá conteúdos interessantes sobre esse e outros temas diretamente no seu e-mail.

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O que é automatização de processos e como colocá-la em prática?

O que é automatização de processos e como colocá-la em prática?

Você sabe o que é automatização de processos e como ela pode beneficiar o seu negócio? Até pouco tempo atrás, a maioria das empresas vivia um problema de produtividade constante. Ter que dedicar horas de seus funcionários para a realização de tarefas repetitivas impedia que elas pudessem crescer de forma escalável e sem precisar gastar muito dinheiro para isso. Com a automatização de processos, porém, esse problema se tornou coisa do passado.

Embora a maioria das organizações ainda utilize ferramentas ultrapassadas, a tecnologia avançou e o custo de implementar ferramentas de automatização e gestão diminuiu. Ganham aquelas organizações que estão prontas para dar o próximo passo e implementar os recursos capazes de fazerem delas mais competitivas.

Neste artigo, você vai entender como funciona a automatização, os benefícios dela para as empresas e como implementar no seu negócio. Confira!

O que é automatização de processos?

Essa é uma técnica na qual tecnologia e integração de sistemas são utilizados para aprimorar os fluxos de trabalho existentes nas empresas. Trata-se da implementação de um software capaz de facilitar o andamento de fluxos de trabalho e cumprir tarefas simples, substituindo a mão de obra humana. É muito fácil entender quando pensamos em uma das suas aplicações mais comuns: a automação de marketing.

Quando implementada corretamente, a automação de marketing permite que profissionais criem fluxos de trabalho (a partir da pesquisa que realizaram para entender melhor seus clientes) e possam distribuir materiais automaticamente para eles, conforme avançam pelas etapas do processo de compras. Você provavelmente já recebeu um e-mail logo após visitar uma loja virtual na qual é cadastrado. Isso é um processo automatizado de gerenciamento de clientes. 

Quais os benefícios da automatização de processos?

Empresas que apostam na automatização de processos querem ver seus negócios crescerem e se tornarem bem-sucedidos com uso das ferramentas. Contudo, será que a automação é capaz de trazer esses benefícios para os negócios? A seguir mostramos para você algumas das vantagens de automatizar:

  • reduz o número de horas gastas pelos seus colaboradores para entregar uma demanda;
  • ajuda a garantir que os projetos serão entregues no prazo;
  • traz transparência para os processos de negócios e permite que eles sejam visualizados com clareza;
  • todos os dados utilizados pela sua empresa no processo de automatização estarão disponíveis em tempo real na intranet;
  • o acesso a essas informações diminuirá a incidência de problemas de comunicação que tornam o seu negócio menos eficiente.

Como implementar a automatização na empresa?

Há muitos recursos que podem ser implementados para automatizar os fluxos de trabalho da sua empresa, mas aqui vamos explorar especificamente o SharePoint. Essa ferramenta da Microsoft é de grande ajuda na automatização dos processos empresariais e permitirá que você crie e utilize aplicativos, fluxos de trabalho e formulários avançados sem precisar investir tempo nisso.

Gerenciar os dados da sua empresa nunca foi tão simples. As listas do SharePoint conseguem, por conta própria, coletar os dados da sua empresa e compartilhá-los em uma intranet. A ferramenta ainda dá conta de tarefas repetitivas com auxílio do Flow, um recurso desenvolvido para descrever e estabelecer as etapas de processos recorrentes, sejam eles simples ou complexos.

Contudo, é a integração do SharePoint que faz com que ele seja a ferramenta de automatização perfeita para quem está começando. O sistema conversa facilmente com outras aplicações Microsoft que a sua empresa já utiliza, como o Office 365, para que a troca de dados e a sincronização de arquivos aconteça como um passe de mágica.

A Consultoria SharePoint é uma empresa especializada em implementar o sistema da Microsoft considerando os desafios que só o seu negócio tem. Montamos sistemas, intranets, projetos de e-commerce e fluxos de automação utilizando o SharePoint. Também ajudamos o seu empreendimento a utilizar a automatização de processos para escalar e se tornar mais produtivo.

Que tal experimentar o recurso na sua organização e finalmente poder se valer de todos os benefícios da automatização de processos? Fale agora mesmo com um de nossos consultores e descubra como podemos ajudá-lo!

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O que é comunicação horizontal e vertical? Entenda melhor aqui!

O que é comunicação horizontal e vertical? Entenda melhor aqui!

A comunicação é um traço fundamental da humanidade e traduz a complexidade com que conseguimos compartilhar informações. Nas empresas, comunicar-se é uma peça-chave, que auxilia nos processos de negócios e contribui com o sucesso das organizações. Por isso, é tão importante entender conceitos como a comunicação horizontal e vertical.

Segundo o Project Management Institute (PMI), 64% das empresas no Brasil têm falhas de comunicação que comprometem os resultados. Não é à toa que transmitir bem as ideias aos subordinados e conseguir falar de maneira adequada com outros gestores são duas preocupações das lideranças e das companhias.

Neste artigo, vamos explicar o que é comunicação horizontal e vertical e de que forma cada uma delas contribui para o crescimento da organização. Confira!

O que é comunicação horizontal e vertical?

Você já deve ter ouvido falar inúmeras vezes que a comunicação é um dos segredos do sucesso das grandes empresas. De fato, um ambiente no qual é possível expressar ideias e interagir livremente contribui para o avanço da agenda dos negócios.

Nas empresas, há dois tipos principais de comunicação interna: a horizontal e a vertical. Chamamos de comunicação horizontal aquela que ocorre entre funcionários e equipes para tratar de assuntos do dia a dia. Ela é importante por permitir que todos os membros se sintam inseridos na organização.

Toda comunicação horizontal é, de certa forma, lateral. Afinal, ela acontece entre indivíduos que têm o mesmo nível de “poder” dentro da hierarquia do negócio. Dessa maneira, tal modalidade propicia a integração entre departamentos e deve ser mantida mesmo em grandes companhias.

Por sua vez, a comunicação vertical é aquela que ocorre entre pessoas de diferentes níveis hierárquicos. Um exemplo prático dessa modalidade é quando um gestor ou liderança fala com a sua equipe, seja para transmitir novas ideias, seja para solicitar uma demanda.

Quais os tipos de comunicação vertical?

Por sua natureza, a comunicação vertical acontece em dois fluxos, o ascendente e o descendente. A do tipo ascendente é aquela em que um indivíduo, em posição hierárquica inferior ao outro, faz uma solicitação, envia uma demanda ou sugere algo para a companhia.

Planilhas e relatórios gerenciais, por exemplo, são formas de comunicação ascendente que influenciam na tomada de decisão e mostram-se fundamentais para o funcionamento adequado das empresas.

Já a comunicação descendente é aquela que parte das lideranças em direção à base da pirâmide hierárquica. Um comunicado, uma orientação sobre as metas do período e uma reunião de feedback são exemplos dessa modalidade.

Como o uso da intranet e da extranet auxilia na comunicação?

Sabemos que a tecnologia permeia boa parte dos processos de negócios e influencia no modo como a comunicação é feita nas empresas. Nesse contexto, a intranet e a extranet são ferramentas essenciais para a troca de informações e ideias nos negócios. Afinal, tais recursos são acessíveis e simples de utilizar.

Com o uso da intranet, por exemplo, membros da gestão recebem dados de seus colaboradores e acessam as principais informações do negócio com apenas alguns cliques. Já com a extranet, fica menos complicado falar com fornecedores e interagir com aqueles que ajudam a empresa a se tornar cada vez mais competitiva no mercado.

É importante ressaltar que há muitas maneiras de fomentar processos de comunicação mais eficientes dentro do negócio. Um exemplo é o modelo “portas abertas”, no qual os colaboradores podem falar diretamente com membros de um nível hierárquico superior e contribuir com ideias e sugestões. Além disso, reuniões e socializações com colegas de trabalho são uma ótima oportunidade de estimular a troca de informações entre os profissionais.

Agora, sim, você sabe o que é comunicação horizontal e vertical e qual a importância de cada uma delas para o sucesso de uma empresa. Por fim, é preciso lembrar que uma das finalidades da tecnologia é promover um ambiente organizacional no qual a troca de ideias e informações ocorram de maneira rápida, fácil e eficiente. Logo, a recomendação é empregar os recursos tecnológicos para comunicar melhor e, consequentemente, obter ganhos nos negócios.

Achou este artigo relevante? Que tal, agora, conferir mais um conteúdo? Aproveite a visita e descubra quais são as principais tendências de intranet para as empresas!