Como instituições de ensino podem se beneficiar de um sistema de gerenciamento de documentos

Escolas e universidades precisam lidar com um alto volume de documentos, já que possuem vários estudantes. Apesar de boa parte das instituições armazenarem todos esses arquivos de forma física, essa não é a melhor maneira de guardá-los.

Afinal, esse tipo de armazenamento não é tão seguro ou prático quanto outros. Por isso, o mais indicado é que as escolas e universidades tenham um sistema de gerenciamento de documentos para organizar e guardar todos os arquivos, sejam eles relacionados aos alunos ou à própria instituição.

Um sistema de gerenciamento de documentos geralmente é criado com uma biblioteca do SharePoint. Nesse ambiente, a instituição é capaz de armazenar arquivos, mas de um modo mais eficiente.

Se você trabalha em uma escola ou universidade e ainda não utiliza um sistema de gerenciamento de documentos, continue lendo para descobrir quais vantagens esse software pode trazer para a instituição de ensino, sua equipe e seus alunos.

Benefícios de ter um sistema de gerenciamento de documentos

Agilidade no dia a dia

A primeira grande vantagem de usar um sistema de gerenciamento de documentos é a agilidade que a ferramenta consegue trazer para o cotidiano tanto da equipe da instituição quanto dos alunos. Com esse sistema, acessar arquivos e compartilhá-los se tornam tarefas muito mais ágeis, porque tudo está organizado na nuvem.

Sendo assim, não é necessário passar horas procurando em documentos físicos aquele que lhe interessa. Além disso, a biblioteca do SharePoint pode ser acessada de qualquer lugar, o que facilita ainda mais o acesso e o compartilhamento de arquivos e traz mais agilidade para o dia a dia.

Segurança

O SharePoint é um produto da Microsoft, então a sua instituição não precisa se preocupar com os documentos armazenados, pois eles estarão bem protegidos. Apesar de o acesso ser fácil, é possível escolher os indivíduos que podem ter acesso a cada tipo de biblioteca.

Dessa forma, a escola ou universidade tem a certeza de que somente pessoas autorizadas vão acessar os documentos da instituição. Com os arquivos armazenados na nuvem, ela também se certifica de que nenhum documento será perdido.

Economia de recursos

Outra grande vantagem de utilizar um sistema de gerenciamento de documentos é a economia de recursos. Os custos para a instituição de forma geral diminuem, porque apesar de o SharePoint ser pago, sai mais barato mante-lo do que arcar com outros gastos que a falta de segurança e a organização física podem originar.

Quando os arquivos são armazenados fisicamente podem ocorrer perdas por diversas razões. Um colaborador pode, por exemplo, se esquecer de onde deixou o documento ou jogá-lo fora por engano. E o preço para encontrar esse e mais arquivos perdidos ou refazê-los acaba sendo mais elevado do que a assinatura do SharePoint, onde tudo estará armazenado com segurança.

Além disso, com um sistema de gerenciamento de documentos a instituição ainda ajuda o meio ambiente, pois como os arquivos são armazenados na nuvem não é preciso gastar papel para imprimi-los.  

Guardar os dados de sua instituição em um sistema de gerenciamento do SharePoint é benéfico tanto para os colaboradores quanto para os alunos, pois é um modo mais ágil, seguro e acessível de armazenar documentos.

Se você quiser saber mais sobre como criar um sistema de gerenciamento de documentos no SharePoint e como aproveitar suas vantagens, entre em contato conosco!