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Saiba como fazer a contabilização do reembolso de despesas sem erros

Saiba como fazer a contabilização do reembolso de despesas sem erros

A contabilização do reembolso de despesas é um assunto que frequentemente gera estresse entre as empresas e seus funcionários. Trata-se do processo em que o colaborador faz uma viagem corporativa e paga as despesas com o seu próprio dinheiro, tendo que ser reembolsado pela companhia na sequência.

Se ocorrem erros nesse sentido, a relação entre colaboradores e a companhia pode ser abalada. Logo deve-se evitar que isso aconteça! Por isso, desenvolvemos este post, que trará dicas para contabilizar o reembolso de forma correta e os erros mais comuns de serem cometidos nesses processos. Confira a seguir!

Veja dicas para contabilizar o reembolso de despesas de modo correto

Existem algumas boas práticas que podem ser aplicadas para que o reembolso de despesas seja feito de forma correta nas companhias. Veja agora as principais delas!

Garanta que todos os lançamentos estejam corretos

Quando um empregado viaja a trabalho para uma reunião com um cliente, por exemplo, todas as despesas que ele tiver com deslocamento e alimentação durante o período devem ser pagos pela empresa. Logo deve-se garantir que os colaboradores façam os lançamentos de maneira correta para evitar erros.

Tenha uma política de reembolso

A empresa precisa ter uma política de reembolso bem definida. A ideia é que seja criado uma espécie de contrato para viagens a trabalho, que deixe claro o que é de responsabilidade da empresa ou não.

Dessa maneira, se evita que ocorram abusos e a empresa seja prejudicada. Quando um funcionário fica hospedado em um hotel, por exemplo, a companhia pode pagar a hospedagem, mas não serviços extras disponibilizados, como o consumo de lanches e bebidas.

Conheça os erros mais comuns no reembolso de despesas e aprenda a evitá-los

Assim como há boas práticas a serem cumpridas para o correto processo de reembolso de despesas, deve-se evitar os erros mais comuns. Os principais são os comentados a seguir!

Ter um modelo não padronizado

Os modelos de relatórios de reembolso de despesas devem ser padronizados. Dessa maneira, não haverá como os colaboradores lançarem as despesas de forma incorreta, tampouco de a empresa ter dificuldade para contabilizá-las.

Não solicitar comprovantes

Para evitar que gastos abusivos sejam feitos em viagens corporativas, é importante que a empresa exija os comprovantes das despesas, como os cupons e notas fiscais dos produtos e serviços adquiridos. Dessa maneira, se evita que alguns colaboradores usem de má-fé para que a empresa pague por despesas pessoais não relacionadas à viagem em questão.

Não contar com uma ferramenta que automatize o processo

Hoje em dia existem recursos que garantem o cumprimento dos processos de reembolso de despesas. É o caso do SharePoint, uma ferramenta que permite o gerenciamento de diversas atividades empresariais.

Com o SharePoint você garante que as políticas de reembolso de despesas sejam aplicadas de forma correta, evitando erros e tornando os processos mais ágeis e otimizados.

Para utilizar essa funcionalidade da ferramenta com ainda mais praticidade, convém contar com o auxílio de uma consultoria. Nós, da Consultoria SharePoint, podemos ajudar nesse sentido. Entre em contato conosco e saiba mais!

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O que é a gestão de documentos e como colocá-la em prática?

O que é a gestão de documentos e como colocá-la em prática?

Gestão de documentos é um conjunto de processos estratégicos adotados por uma organização para garantir que o armazenamento, arquivamento, acesso e análise de documentos ocorra de maneira adequada e com o máximo de eficiência possível. Em geral, a gestão de documentos envolve a criação de um sistema de armazenamento que possa ser facilmente manipulado pelos usuários.

Todas as empresas trabalham com um conjunto de documentos que precisam ser consultados periodicamente. A gestão de documentos garante que esse processo seja eficiente e organizado.

Atualmente, a gestão de documentos é um processo cada vez mais atrelado a novas tecnologias e, quando feito com software, recebe até uma sigla especial: GED. Conheça melhor o assunto e entenda como fazer a gestão de documentos na sua empresa!

O que é GED?

GED nada mais é que a Gestão Eletrônica de Documentos, ou seja, um processo similar ao que explicamos no tópico anterior, mas no qual são utilizadas ferramentas eletrônicas para facilitar a gestão dos documentos de uma empresa. Alguns softwares, como o SharePoint, são bastante adotados nessa etapa, já que combinam tecnologias que facilitam o armazenamento, a organização e a administração dos vários arquivos que uma empresa tem.

Quais os benefícios da gestão de documentos?

Agora que você já sabe o que significa gestão de documentos é hora de conhecer alguns de seus benefícios. Veja por que sua empresa só tem a ganhar ao investir nessa estratégia.

Economia de tempo

Um dos principais benefícios da gestão de documentos é a economia de tempo. Manusear todos os documentos da sua empresa digitalmente é mais rápido e intuitivo do que fazê-lo com arquivos físicos. Fica mais fácil se organizar e ser produtivo com a GED.

Simplificação de processos

Quantos processos empresariais no seu negócio dependem diretamente de documentos? Com a gestão eletrônica desses arquivos, os fluxos de trabalho podem ser melhorados e a produtividade da sua equipe aumenta.

Economia de espaço

É caro manter escritórios enormes e a gestão de documentos pode ajudá-lo a poupar dinheiro. Digitalizar e utilizar uma ferramenta para encontrar os arquivos fará com que os velhos fichários de arquivos ocupem menos espaço no seu escritório, sem que nenhum dado seja perdido com essa economia.

Como fazer a gestão de documentos?

Pronto para começar a se beneficiar da gestão de documentos? Então confira essas dicas para implementá-la na sua empresa.

Passo 1: separe os documentos

Cada documento é utilizado pela sua empresa em um contexto. Por isso, para começar a fazer a gestão deles, é fundamental separá-los por uso. Comprovantes de pagamento, por exemplo, tem uma função nos fluxos de trabalho enquanto contratos tem outra. Considere isso ao listar os documentos que existem na empresa hoje.

Passo 2: organize a guarda fixa dos documentos

Hoje, muitas empresas terceirizam a guarda de seus principais documentos para poupar espaço de armazenamento. Tradicionalmente, porém, um funcionário de confiança fica a cargo do local onde eles são armazenados e é responsável pela sua organização. 

Passo 3: crie uma rotina

Digitalizar todos os documentos da sua empresa de uma vez é inviável. A melhor maneira de garantir a conclusão do processo é separando-o por etapas, de acordo com a prioridade dos arquivos conforme percebida no passo 1. Após concluir toda a digitalização, porém, o processo não é dado por terminado. É preciso criar um cronograma para que os novos documentos gerados pelo negócio também sejam digitalizados e integrados ao sistema.

Passo 4: aposte em uma consultoria especializada

Escolher o software certo para utilizar na sua gestão de documentos, identificar quais deles precisam ser arquivados primeiro, definir quais os formatos de arquivo e o tipo de armazenamento utilizado para garantir acesso a eles (local ou na nuvem) é uma tarefa complexa para a maioria dos departamentos de TI. Por isso, muitas empresas optam por terceirizar a tarefa.

Procure uma consultoria especializada no assunto. Ela poderá ajudar a definir políticas para a gestão de documentos, fazer backups periódicos deles e implementar o Microsoft SharePoint para garantir acesso aos documentos corporativos.

Pronto para começar a implementar a gestão de documentos na sua empresa? Então não perca tempo e fale agora mesmo com um de nossos consultores!

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Como funciona o Microsoft Teams e como implementá-lo?

Como funciona o Microsoft Teams e como implementá-lo?

Como funciona o Microsoft Teams? Nos últimos anos, ferramentas de conversação para o ambiente de trabalho tornaram-se bastante populares. Elas tiram a complicação e a formalidade dos e-mails e garantem que o seu time se mantenha sempre conectado e em sintonia.

A Microsoft levou certo tempo para entrar nesse mercado apenas para desenvolver uma ferramenta incrível, que se integra com facilidade a todos os outros softwares da empresa. Entenda como funciona o Microsoft Teams e descubra as vantagens de usar esse software!

O que é Microsoft Teams?

O Microsoft Teams é o software desenvolvido pela Microsoft para facilitar a comunicação nos ambientes corporativos. Da mesma maneira como uma intranet pode colaborar para manter o seu time mais unido, o Microsoft Teams trabalha para garantir que as informações trocadas pelo seu time sejam atualizadas em tempo real e todas as aplicações que eles utilizam rotineiramente estejam integradas ao sistema.

Como o Microsoft Teams funciona?

A ferramenta, que já foi conhecida pelo nome Skype Teams, é um espaço de trabalho no qual conteúdos, pessoas e softwares utilizados pelos negócios são centralizados para tornar a comunicação e o engajamento de profissionais mais eficazes. 

Ao abrir o programa, você verá uma interface de conversação, similar à de um bate-papo em grupo, e poderá gerenciar múltiplas conversas. Elas, por sua vez, podem ser separadas por canais, tópicos e equipes, organizadas em grupo ou feitas entre apenas dois indivíduos.

Quais softwares podem ser integrados ao Teams?

Todos os recursos da Microsoft podem ser integrados ao Microsoft Teams, ou seja, ferramentas como Word, Excel, Microsoft Planner, OneDrive, PowerPoint e SharePoint têm suporte nativo na plataforma. 

Além disso, o recurso ainda oferece integração com muitos outros softwares, como soluções de segurança e antivírus (McAfee e Smarsh), Google Analytics, MeisterTask, Stack Overflow, Github, MailChimp, Zendesk e outros apps em uma lista que chega a contar com 252 serviços.

Quais são as vantagens de utilizar o Microsoft Teams?

Agora que você já conhece melhor o Microsoft Teams, é hora de entender quais são os benefícios de apostar nesse recurso para integrar melhor a sua equipe. Conheça algumas das vantagens de usar Microsoft Teams!

Flexibilização do trabalho

O principal objetivo da Microsoft ao criar o Teams foi flexibilizar ambientes de trabalho, dando a eles mais mobilidade e agilidade. Por isso, a ferramenta desenvolvida conta com aplicações que podem ser executadas em todas as plataformas, inclusive em dispositivos móveis. Isso ajuda os seus funcionários a estarem sempre conectados e disponíveis.

Integrações com ferramentas Microsoft

O fato de que o sistema se integra completamente a outras ferramentas Microsoft é outra das vantagens de o implementar. As integrações fazem com que seja fácil operar todas essas soluções em conjunto, sem precisar instalar add-ons ou sair do Microsoft Teams para usar os aplicativos do Office365.

Segurança de dados

Outro grande benefício de utilizar Microsoft Teams na sua empresa é a segurança oferecida pela plataforma. A Microsoft dedicou bastante tempo para criar uma solução que conseguisse garantir que a troca de informações, muitas vezes sigilosas, necessária para o sucesso de uma empresa, fosse feita de maneira segura. Por isso, ela encriptou as mensagens e adicionou recursos extra para auditoria e monitoramento das conversas que acontecem na plataforma.

Como o implementar na empresa?

Gostou do que viu aqui e quer começar a utilizar a ferramenta o quanto antes? A implementação do serviço é muito simples, principalmente se você puder contar com um parceiro certificado pela Microsoft. Ele vai ajudá-lo a garantir que a ferramenta se integre completamente aos serviços do Office 365 e aos demais recursos de software utilizados pela sua empresa. Além disso, poderá lhe dar dicas valiosas sobre como maximizar o uso do novo sistema.

Porém, se quiser conhecer melhor a plataforma antes de firmar um compromisso, inscreva-se gratuitamente com uma conta Microsoft e faça o teste da ferramenta agora mesmo.

E aí, conseguiu entender como funciona o Microsoft Teams e por que você deveria implementá-lo na sua empresa? Aproveite e continue aprendendo como melhorar a comunicação interna na sua empresa com o uso de tecnologia!

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Gestão de compliance: qual a sua importância e como realizá-la?

Gestão de compliance: qual a sua importância e como realizá-la?

O que é gestão de compliance? Compliance é um termo cada vez mais popular, mas poucas pessoas sabem o que ele realmente significa para o dia a dia da empresa. No inglês, compliance significa obediência e é exatamente esse o trabalho da gestão de compliance. 

Garantir que uma empresa segue as regras de seu setor, utiliza ferramentas adequadas e procedimentos bem-sucedidos. Mas por que isso é tão importante para os negócios?

Neste artigo respondemos a todas as suas dúvidas sobre gestão de compliance. Confira!

Quais os benefícios da gestão de compliance?

Há muitas vantagens em observar a compliance. Estar em sintonia com as regras ajuda a evitar o pagamento de multas desnecessárias e garante que os fluxos de trabalho na sua empresa funcionarão da melhor maneira possível. 

Uma boa gestão de compliance certifica-se de que tanto aspectos internos quanto aspectos externos do negócio estão alinhados para que nada se coloque no lugar do sucesso da organização. Veja como isso funciona na prática!

Segurança

Empresas que seguem as normas de compliance estão seguras do que fazem, conseguem proteger bem os dados dos seus clientes e não vivem sob a ameaça de uma auditoria ou fiscalização que possa colocá-la fora do mercado. Por isso, elas têm mais tranquilidade na hora de operar e seus funcionários sabem exatamente a que procedimentos recorrer em cada situação.

Decisões informadas

Empresas que seguem normas de compliance também têm mais facilidade na hora de tomar decisões. Elas conseguem encontrar as informações de que precisam para obter as respostas a perguntas comuns no dia a dia e podem fazer isso sem maiores desafios.

Como usar o SharePoint na gestão de compliance?

O SharePoint é uma das muitas ferramentas que a sua empresa pode utilizar para fazer uma boa gestão de compliance. Mas como o recurso da Microsoft nos ajuda a dominar essa disciplina e garantir que a empresa esteja sempre em dia com a compliance? Confira alguns dos usos da ferramenta.

Controle de acessos

O SharePoint é um excelente parceiro para garantir o acesso a informações. Por isso, ele é uma ferramenta tão eficiente no compliance. Com um repositório central de documentos fica fácil não perder nenhum dado e acessar todas as informações da empresa a partir de um único lugar.

Treinamento

Para que a gestão de compliance funcione é preciso garantir que os seus funcionários estão bem informados e treinados. Com o SharePoint é mais fácil implementar a troca de informações entre equipes e garantir que elas estão na mesma página quanto a políticas e procedimentos internos de compliance.

Auditorias

O SharePoint também pode ajudá-lo com auditorias e evitar multas para a sua empresa. Utilizando a ferramenta, você pode acompanhar todas as revisões, notas, históricos de aprovação e detalhes sobre os recursos que utiliza para garantir que eles estão sempre em compliance.

Relatórios completos

Com SharePoint é muito simples gerar relatórios completos sobre a sua empresa, identificar as pessoas responsáveis por cada procedimento e acompanhar a evolução no uso das ferramentas de negócios.

Gestão de compliance é um assunto muito importante para as empresas e se você ainda não começou a trabalhar nesse aspecto é hora de fazê-lo. Com as políticas internas certas e as ferramentas ideais para fazer o trabalho será fácil dominar a gestão de compliance. Considere as dicas que aprendeu aqui e, se preciso, entre em contato com uma consultoria especializada. Ela ajudará você a identificar o que precisa ser feito para a empresa entrar em compliance.

Gostou de conhecer mais sobre gestão de compliance? Então não perca tempo. Fale com um de nossos especialistas agora mesmo e descubra como podemos ajudar a sua empresa com essa tarefa!