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Saiba porque você deveria centralizar informações na empresa!

Saiba porque você deveria centralizar informações na empresa!

Como a sua organização lida com o armazenamento de dados? Centralizar informações na empresa é uma tendência que traz uma porção de benefícios que qualificam o uso de dados nos negócios, mas nem sempre foi assim.

Até pouco tempo atrás, as informações de um negócio eram nada mais que alguns documentos guardados em um servidor local, isolados e que poderiam ser navegados apenas por meio do uso de ferramentas específicas. Com o advento da ciência de dados e a mudança de paradigma em relação ao uso deles, centralizar informações passou a ser o passo natural para conseguir acessá-las com facilidade e utilizar o conteúdo delas na tomada de decisões.

Hoje, mostramos para você como isso pode ajudar o seu negócio a otimizar processos, confiar mais nos dados que possui e integrar setores. Pronto para aprender? Então, continue a leitura!

Alinhe informações com facilidade

Há um grande problema com informações que não estão centralizadas: é difícil determinar qual delas é a mais atual e reflete a realidade da companhia em um dado momento. Pense em um arquivo de texto que foi trabalhado por dezenas de usuários, e no qual cada um deles fez uma pequena contribuição.

Sem muita organização, fica difícil determinar qual cópia desse documento contém as informações mais relevantes para o negócio — e a pulverização dos dados faz com que acompanhar as edições se torne quase impossível. E se tivesse um jeito de contornar esse problema?

Ao centralizar as informações da empresa, a confiabilidade nos registros aumenta consideravelmente, e é bem mais fácil determinar a validade de um documento em relação aos demais. Isso traz mais segurança para os dados no dia a dia e simplifica a comunicação entre os setores, que podem trabalhar juntos sem que a pulverização de dados aconteça.

Crie relatórios empresariais precisos

A precisão de relatórios empresariais depende exclusivamente da confiabilidade das informações de que uma empresa dispõe. Por meio da centralização de informações, gerar relatórios com dados atualizados, precisos e relevantes para a tomada de decisão é uma tarefa que pode ser automatizada, tornando a rotina da empresa ainda mais eficiente.

Descomplique processos de negócios

Ao centralizar informações, todas as equipes conseguem visualizar, de maneira simples, em que ponto estão nos processos de negócios e como podem contribuir para que eles corram bem. 

Dados antes complexos, como o registro de clientes, e manipulados por múltiplos departamentos, podem ser cruzados e validados, eliminando o retrabalho. Além disso, a busca por informações específicas (antes confinadas nos servidores de um departamento ou outro) é descomplicada, já que há maior visibilidade para os dados.

O dinamismo, a eficiência e a produtividade da empresa aumentam em decorrência desses fatores, e a acessibilidade aos dados aumenta.

Valide o acesso aos dados da empresa

Centralizar as informações da empresa não significa corromper as medidas de segurança que impedem o acesso não-autorizado aos arquivos. Na verdade, significa aumentar a eficiência delas, já que a proteção de bancos de dados não-centralizados é muito mais complexa do que a daqueles que condensam a informação em um único lugar.

Evitar que compartilhamentos não-autorizados sejam feitos por membros da equipe ou que determinados arquivos sejam acessados por pessoas que não devem visualizar aquelas informações é muito mais fácil com um banco de dados centralizado. Por isso, além de ser uma medida que aumenta a eficiência nos negócios, essa centralização é um investimento em segurança.

Quando as informações do negócio não estão dispersas em múltiplos arquivos, menos tempo é perdido para se concluir tarefas e mais tempo é gasto nas atividades centrais ao negócio — que, de fato, geram valor para ele. Por isso, centralizar os dados da sua empresa deve ser uma prioridade, e o uso de uma intranet é uma das melhores maneiras de implementar esse processo.

Gostou de conhecer os benefícios de centralizar informações na empresa e não vê a hora de colocá-los em prática no seu negócio? Entre em contato com a nossa equipe agora mesmo e descubra como podemos ajudar!

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Saiba como melhorar o processo de recrutamento e seleção da empresa!

Saiba como melhorar o processo de recrutamento e seleção da empresa!

Como melhorar o processo de recrutamento e seleção na sua empresa? O primeiro passo para dominar essas duas instâncias é entender a diferença entre recrutamento e seleção. Embora as duas palavras pareçam se referir à mesma coisa, esses são processos bastante distintos. Dominá-los vai ajudá-lo a obter resultados melhores na contratação de novos profissionais.

O recrutamento diz respeito a todos os processos e técnicas utilizados para atrair um novo candidato potencialmente qualificado. Pense, por exemplo, na abordagem de profissionais ou no envio de peças de marketing que promovem as vagas disponíveis no seu negócio.

Já a seleção é o que acontece, muitas vezes, depois do recrutamento. Ela consiste em analisar os perfis dos candidatos que buscaram contato com uma empresa para encontrar aquele que melhor se adéqua ao perfil do negócio e mais pode trazer benefícios no longo prazo.

Ambos, recrutamento e seleção, são processos que, quando alinhados às metas e aos objetivos do negócio, contribuem bastante para o sucesso da empresa. Hoje, mostraremos como aprimorá-los e o que fazer para obter uma equipe alinhada e pronta para levar o seu negócio mais longe. Confira!

Conheça bem a vaga

Para conseguir recrutar e selecionar bem os profissionais que vão integrar a sua empresa nos próximos anos, é preciso conhecer muito bem a vaga que você está ofertando. Um recrutador deve estar familiarizado com as particularidades do trabalho, com os diferenciais que tornam um candidato mais ou menos bem-sucedido na realização das suas tarefas e com a formação e a experiência mínimas para ocupar um cargo.

São esses conhecimentos que permitirão que ele cruze as informações que recebe e identifique as contratações mais vantajosas para a empresa.

Faça um recrutamento interno

Antes de procurar profissionais no mercado de trabalho, um bom recrutador deve olhar internamente e verificar se não há alguém na empresa que pode ser promovido para o cargo. Educar um profissional para que ele se alinhe às necessidades do negócio é um processo muito mais oneroso e trabalhoso do que incentivar alguém já familiarizado com a cultura da empresa a assumir uma nova responsabilidade.

Por isso, os gestores de RH devem se comunicar bem com todos os departamentos da companhia e procurar internamente antes de fazer uma contratação.

Procure os valores da empresa no candidato

Como você viu no tópico anterior, os valores de uma empresa são difíceis de incutir em um novo profissional. Por isso, os recrutamentos internos devem ser realizados. Mas e se for preciso olhar para fora até encontrar alguém pronto para assumir um cargo?

É hora de elencar quais são as qualidades que todo profissional da organização deve ter. Com elas em mente, será muito mais fácil filtrar os candidatos qualificados até encontrar aqueles que são também alinhados à cultura organizacional.

O processo de recrutamento e seleção é fundamental para que os negócios consigam ser bem-sucedidos. É por meio dele que será possível encontrar, em um mar de candidatos, aquele que está pronto para trazer contribuições significativas para a organização. 

Utilizar uma plataforma de RH é uma maneira de otimizar os dois processos, reduzindo os custos do departamento de RH na contratação de novos profissionais e aumentando a produtividade dos membros desse setor.

O que achou de conhecer essas dicas sobre como melhorar o processo de recrutamento e seleção na empresa? Assine a newsletter e não perca nenhuma atualização do blog!

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Como organizar documentação e melhorar o compliance no SharePoint?

Como organizar documentação e melhorar o compliance no SharePoint?

Organizar a documentação compliance SharePoint é algo importante para as empresas que desejam ficar em conformidade com a ISO 9001. Trata-se de uma norma que visa garantir a otimização dos processos e dar mais agilidade à rotina produtiva das companhias.

Ao adotar esse procedimento, a companhia passa a cumprir as obrigações de compliance, agindo de acordo com as regras legais e também sua cultura organizacional.

Quer saber mais sobre o assunto? Então, é só continuar a leitura!

Quais são os benefícios de ter os documentos organizados na empresa?

Quando uma empresa tem os documentos devidamente organizados, obtém diversos benefícios. Essas vantagens ficam ainda mais evidentes caso seja utilizada uma ferramenta tecnológica como o SharePoint.

Entre os principais benefícios que são obtidos ao organizar a documentação compliance no SharePoint, destacamos os seguintes:

  • ganho de tempo na realização das atividades;
  • simplificação dos procedimentos administrativos;
  • aumento da produtividade;
  • liberação do espaço físico utilizado para arquivamento;
  • diminuição dos custos operacionais;
  • otimização do tempo.

Como fazer o controle de documentação compliance no SharePoint?

O SharePoint, além de ser uma excelente solução de intranet, traz um recurso chamado Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED). Por meio dele, é possível fazer o controle da documentação, cumprindo com as políticas de compliance da companhia.

O GED permite que as informações em forma de texto, imagem ou voz sejam transferidas para o meio digital e gravadas em HD. Dessa maneira, fica mais fácil para os gestores fazerem um controle dos documentos da empresa.

Como a organização dos documentos ajuda no dia a dia da empresa?

Quando uma companhia adota políticas de compliance e organiza seus documentos corretamente, os processos fluem de maneira muito mais positiva. Veja alguns exemplos!

Acesso remoto

O SharePoint armazena os dados em nuvem e, por isso, possibilita o acesso remoto às informações, a partir de qualquer local. Não é preciso utilizar os computadores da empresa para abrir os documentos.

Desde que tenha o acesso permitido, o colaborador pode consultar as informações necessárias para seu trabalho em qualquer local onde haja acesso à internet e de qualquer dispositivo.

Facilidade para encontrar os documentos

Existem situações nas quais as empresas precisam encontrar documentos antigos, a exemplo de notas fiscais que foram emitidas há anos. Nesses casos, é comum que se perca muito tempo pesquisando em pastas nos computadores ou até mesmo nos arquivos físicos.

Mas isso não acontece quando se utiliza uma ferramenta como o SharePoint, que deixa tudo organizado na nuvem. Basta fazer uma busca pelo nome do arquivo para localizá-lo em poucos minutos.

Segurança das informações

Uma das maiores preocupações das empresas é em relação à segurança das informações. Essa é outra vantagem do SharePoint, uma vez que o sistema possibilita aos dados um armazenamento seguro, sem que possam ser acessados por pessoas não autorizadas.

Entendeu como organizar sua documentação e melhorar o compliance no SharePoint? Então, não deixe de aplicar esses conhecimentos em sua empresa para obter todos os benefícios que citamos.

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