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Tipos de workflow: quais são e como escolher o melhor?

Tipos de workflow: quais são e como escolher o melhor?

Uma das melhores formas de ter um bom desempenho em uma corporação, é estabelecendo um fluxo de trabalho claro e objetivo. Nesta linha, há alguns tipos de workflow que garantem que os processos serão seguidos e que o resultado final seja alcançado.

Mas o que é o workflow? Trata-se de um conjunto de passos definidos para melhorar os processos numa empresa. São normas, etapas e padrões estabelecidos como o melhor caminho para a otimização dos processos. Ele pode ser usado para as mais variadas ações dentro de qualquer organização e para aquelas que querem se diferenciar no mercado, é fundamental sua adoção.

Se ficou interessado em saber o que é o workflow e como isso pode contribuir para sua empresa, não deixe de ler nosso artigo! 

Os tipos de workflow

O workflow é um sistema criado com o objetivo de reduzir eventuais problemas em projetos ou outras atividades que tenham várias pessoas envolvidas. Atualmente, há três tipos de fluxos de trabalho:

Workflow de produção

Este modelo de workflow é recomendado para grupos que estão envolvidos em um grande volume de dados, políticas de negócios e recursos financeiros de escala maior. Neste caso, os procedimentos já estão totalmente definidos e não são possíveis mudanças, criação de novas regras ou alteração nas já existentes.

Workflow administrativo

Este tipo de workflow é considerado como um meio-termo entre os modelos de Produção e Ad hoc. Ele é perfeito para rotinas administrativas e grupos que estão envolvidos em atividades contínuas e previsíveis, que são coordenadas por regras simples. Aquelas tarefas que envolvem o tratamento de documento e formulários também são ideais para o Workflow administrativo.

Workflow ad hoc

O workflow ad hoc é o contrário do de produção. Enquanto o primeiro é rígido e não permite mudanças, este está aberto a alterações das regras, mesmo com o processo já em andamento. Ele é indicado principalmente para aqueles grupos formados por pessoas que façam tarefas individualmente.

Use o workflow na prática

Uma das melhores ferramentas para a criação de workflows dentro de uma empresa é o SharePoint. Com ele, é possível criar fluxos de trabalho bem definidos, e compartilhá-lo com as pessoas que estejam envolvidas no processo.

O ideal é criar um workflow de menor complexidade e, com o passar do tempo, moldá-lo para aquilo que considera ideal e que permitirá um bom andamento do trabalho. Os workflows estão caracterizados por finalidade, e os mais comuns são:

  • Agendamento de férias.
  • Reserva de salas e equipamentos
  • Planejamento de reuniões
  • Reembolso de despesas
  • Agendamento de viagens
  • Planejamento de eventos
  • Solicitação de mudança de gestão
  • Cadastro e gerenciamento de treinamentos

Como você viu, com o SharePoint é possível criar fluxos de trabalho para diversas atividades de sua empresa, observando sempre qual tipo que melhor se encaixa para cada atividade. Enquanto alguns precisam ser extremamente rígidos, outros podem ser ajustados conforme o andamento dos projetos.

O fundamental é que todos os colaboradores compreendam a necessidade do fluxo de trabalho. Desta forma, os resultados podem ser alcançados, além de haver a padronização dos processos, garantindo a redução de custos e o aumento da produtividade.

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Saiba como uma plataforma para RH pode ajudar a empresa

Saiba como uma plataforma para RH pode ajudar a empresa

O departamento de RH é um dos grandes responsáveis pelo sucesso de uma empresa. Afinal, todo empreendimento é composto por colaboradores que exercem o seu trabalho, a fim de um resultado satisfatório e produtivo. Nessa análise, contar com uma plataforma pode ser uma excelente forma de ter mais organização e efetividade no trabalho. 

Existem diversas aplicações capazes de agilizarem as tarefas e melhorarem o fluxo de trabalho. Por isso, desenvolvemos este artigo com alguns pontos para que você entenda a importância da otimização de processos para o RH. Quer descobrir como? Continue a leitura!

Qual a importância da otimização de processo de RH? 

Para entender esse questão, é preciso compreender que tarefas redundantes ou muito onerosas só tendem a prejudicar o fluxo de trabalho. Com um setor de RH não é diferente, pois existe uma demanda diária muito alta. 

Processos trabalhistas, gestão de folha de pagamentos e conferência de pontualidade ao serviço são só algumas das tarefas que ilustram esse setor. Então, saber otimizar suas funções pode ser uma forma muito interessante de trazer mais agilidade, sem abrir mão da qualidade do trabalho desenvolvido. 

É exatamente nesse ponto que entra em cena o papel das plataformas para RH. Com elas, fica muito mais prático organizar e administrar todo o fluxo de trabalho. A estratégia ajuda a poupar tempo e mão de obra para executar atividades manuais. Além disso, há a possibilidade de redução de fraudes e erros nos processos. 

De que forma uma plataforma específica pode ajudar o RH? 

Uma plataforma voltada para o RH pode fazer uma grande diferença em um empreendimento. Por isso, para deixar os benefícios mais claros, enumeramos alguns deles abaixo: 

Organização das informações 

Todo departamento de RH lida com uma grande quantidade de informações. Nessa análise, muitos dados são relevantes, enquanto outros nem tanto. Saber organizar as informações de uma forma acessível e prática só gera bons resultados. 

Melhoria produtividade 

O cálculo da folha de pagamento é uma tarefa um pouco mais complicada e que demanda tempo para ser feito. Esse é um exemplo de como uma plataforma para RH pode contribuir para dar mais dinamismo aos processos manuais. Tudo isso só tende a gerar um bom retorno e profissionalismo ao negócio. 

Avaliação de desempenho 

Se algo não é mensurado e analisado, fica mais difícil criar estratégias de melhoria. Por isso, a avaliação de desempenho é uma tarefa que não pode ser negligenciada. Ela oferece informações muito ricas para que os gestores guiem suas análises e implementem projetos. 

Profissionalismo e otimização são as palavras-chave para entender o porquê de se investir em uma plataforma para RH. Cada empresa tem uma demanda diferente. Porém, o mais interessante de tudo é que existem formas únicas de se utilizar um mesmo sistema/ferramenta de gestão para obter sucesso. 

Uma plataforma de colaboração pode ser uma excelente ferramenta para melhorar os mais diversos processos, trazendo ainda mais produtividade e integração entre a equipe. Gostou do nosso artigo? Então, confira o que é o SharePoint e para o que ele é recomendado. Não deixe para depois! 

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4 dicas práticas para criar intranet com o SharePoint

4 dicas práticas para criar intranet com o SharePoint

Não é novidade: o mercado exige que as empresas invistam em diferenciais para que possam se adequar ao alto nível de competitividade existente. Por isso, não basta pensar apenas no cenário externo. Aprimorar estratégias para o público interno da corporação é um passo fundamental. 

Quando se fala em comunicação e acesso à informação, a intranet surge como uma facilitadora no gerenciamento de conteúdo e agrega valor à atuação dos usuários. Esses benefícios podem ser ainda melhores por meio da utilização do SharePoint.

Afinal, o SharePoint permite a utilização de recursos úteis, como: pesquisa, notícias, personalização, CMS, diretório de funcionários, espaços de colaboração de equipes, wikis, etc. Todo esse suporte faz com que o seu negócio seja ancorado por uma boa navegação, aprimorado com uma pesquisa inteligente e layouts que facilitam o acesso.

Quer entender mais sobre o tema? Então, continue a leitura! Preparamos este post com dicas práticas sobre a utilização do SharePoint. 

1. Fazer levantamento das necessidades do negócio

O site da intranet precisa ser pré-construído por meio de uma pesquisa sobre as necessidades da empresa. Isso deve envolver equipes de administradores, participantes do negócio e consultores.

É importante definir quais desafios existem em cada departamento. Em geral, essa reflexão consiste em considerar quem são os usuários finais, o que esperam e o que fazem na plataforma.

2. Priorizar a funcionalidade e manter as informações atualizadas

Uma das vantagens do SharePoint é a possibilidade de personalização dos layouts, com modos de exibição muito interessantes. Naturalmente, é importante reforçar a identidade da instituição, mas antes disso, é fundamental priorizar a funcionalidade da plataforma.

É preciso planejar como as páginas serão estruturadas, como os usuários navegarão e como as informações serão dispostas. Uma plataforma com boa aparência tem grande valor ao atrair a atenção dos usuários e mantê-lo empolgados.Porém, a usabilidade deve ser priorizada.

3. Investir em um bom conteúdo

Investir em bons conteúdos é essencial e isso envolve constantes atualizações para que as informações oferecidas sejam, de fato, utilizáveis.

A dica pode parecer redundante, mas deve ser lembrada. É necessário focar em informações sobre a empresa, guias úteis e nas comunicações sobre as últimas conquistas do seu negócio, por exemplo. Também, é válido incluir componentes de interação com o usuário, como uma caixa de comentários e fóruns de discussão.

Isso pode aumentar o tráfego e atrair mais visitas.

4. Utilizar uma consultoria especializada

Uma consultoria especializada em SharePoint pode ajudar muito! A partir dela, você terá o suporte necessário para a utilização correta da plataforma e poderá explorar suas soluções da melhor maneira. Seja para a atuação colaborativa ou individual dos usuários, gerenciamento de riscos ou projetos: a consultoria faz a diferença.

Como você pode perceber, ao utilizar o SharePoint, a comunicação interna da sua empresa é potencializada. Mas seus benefícios não terminam aí: a plataforma permite a conexão dos usuários, compartilhamentos de documentos e espaços de trabalho. O que isso significa? Melhoria no desempenho, por meio da agilidade nos processos e acessibilidade à informação.

Então, agora que você já sabe como criar intranet com SharePoint, que tal entrar em contato conosco da Consultoria SharePoint e conhecer mais sobre nossos serviços?