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Saiba agora mesmo o que é GED e quais as suas vantagens

Saiba agora mesmo o que é GED e quais as suas vantagens

Você já imaginou ter em sua empresa um sistema de gerenciamento de documentos no qual eles se mantenham organizados, em segurança e ainda com uma facilidade incrível de acesso? Com o GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos), isso é possível.

Trata-se de um sistema capaz de transformar todas as informações que você tem em sua empresa, como documentos de imagem, de texto ou voz para o formato digital. Para isso, basta que eles sejam digitalizados e gravados em HD ou discos óticos.

Essa solução assegura um avanço na qualidade de sua empresa, que vai desde a melhora de sua dinâmica até a diminuição de custos com impressões e cópias. Garante, acima de tudo, mais agilidade nos processos, sobretudo no que se refere à comunicação e à obtenção de informações.

Deseja saber mais sobre o assunto? Então, continue a leitura e conheça os benefícios que esse sistema de gerenciamento pode trazer para sua empresa! Acompanhe!

1. Redução custos

A primeira vantagem do GED diz respeito à diminuição de custos. Os gastos passam a ser bem menores, visto que não haverá despesas com serviços e materiais necessários para a realização de cópias de documentos, a não ser com os exigidos pela fiscalização.

Os arquivos só serão impressos de acordo com a demanda, ou seja, em menor quantidade. Isso oferece à empresa outro ganho significativo no que se refere à sustentabilidade — tendo em vista que haverá menor descarte de materiais no meio ambiente.

2. Mais produtividade

Com o GED, a localização de documentos fica mais fácil e prática. Tudo permanece mais acessível, sem perdas de tempo para encontrar os itens. Ele permite acessar os arquivos rapidamente com um clicar do mouse, garantindo, dessa forma, mais agilidade nas buscas necessárias para qualquer tipo de trabalho.

Com isso, as tomadas de decisões tornam-se mais ágeis, garantindo mais produtividade às equipes e, consequentemente, respostas mais satisfatórias.

3. Diminuição de espaço para armazenamento

O GED garante mais espaço físico, visto que as organizações não terão mais necessidade de manter arquivos físicos — existem muitos documentos e pastas que, muitas vezes, estão desorganizados, o que dificulta a sua busca.

O armazenamento desses documentos será virtual, o que permite uma facilidade maior de serem encontrados, otimizando, dessa forma, as várias etapas de trabalho.

4. Acesso simples e fácil em qualquer lugar

Nada como ter acesso a qualquer informação importante de onde quer que se esteja, não é mesmo? O GED permite essa funcionalidade, dando mais autonomia e agilidade aos funcionários para executarem seu trabalho.

O GED viabiliza que todos os funcionários, devidamente autorizados, tenham acesso aos documentos da empresa que estão arquivados em nuvem. Eles podem ser acessados por qualquer dispositivo móvel, via internet.

5. Compartilhamento de informações

Umas das grandes funcionalidades do GED é garantir que usuários autorizados tenham acesso aos arquivos da empresa. Dessa forma, é possível tornar as equipes mais coesas e produtivas, facilitando o compartilhamento de documentos não apenas entre os funcionários, mas também entre fornecedores, clientes e parceiros.

6. Segurança dos dados

O GED é um sistema seguro. Ele garante que determinadas informações só sejam acessadas por pessoas autorizadas. Para isso, é necessário login e senha. A empresa deve criar limites de acesso a colaboradores de todos os níveis. 

Como você pôde conferir neste artigo, o GED é um sistema que contribui bastante para a produtividade de uma empresa: facilita, agiliza e garante resultados. E você, o que está esperando para adotar esse sistema no seu negócio?

Gostou deste artigo sobre o que o Gerenciamento Eletrônico de Documentos pode fazer por sua empresa? Compartilhe-o, então, nas suas redes sociais e deixe mais pessoas conhecerem esse sistema tão importante nos dias atuais!

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Como aumentar a produtividade da equipe? Confira nossas 5 dicas!

Como aumentar a produtividade da equipe? Confira nossas 5 dicas!

Fazer com que os colaboradores se mantenham sempre engajados e atinjam suas melhores performances não é fácil. Na verdade, esse objetivo depende de uma série de medidas estratégicas.

Você já se perguntou sobre como aumentar a produtividade da equipe?

De fato, são muitos os desafios diários de uma empresa para que ela se mantenha firme e forte em um mercado cada vez mais competitivo e isso ocorre em qualquer segmento.

Manter a equipe focada e em sincronia com o time é função dos gestores, bem como buscar as melhores soluções para a obtenção de resultados. Sendo assim, resolvemos separar para você algumas dicas de como melhorar o desempenho de seu time. Continue a leitura e confira!

1. Estabeleça metas

Estabelecer metas é uma estratégia que não deve ser deixada de lado pelos gestores. Na realidade, correr atrás de objetivos é uma motivação a mais para os colaboradores. Alcançá-los significa que o trabalho está sendo bem feito e os resultados estão sendo conquistados.

No entanto, é importante ficar claro que as metas estipuladas devem ser praticáveis — estabelecer números inatingíveis só contribuirá para desmotivar e desgastar a equipe.

2. Forneça feedbacks

A maioria dos colaboradores são movidos por objetivos atingidos e um feedback positivo com elogios só vai estimulá-los. Trata-se de uma ferramenta que aponta o desempenho profissional de cada funcionário.

No caso de um feedback negativo, ele saberá que precisará melhorar e fará esforços para isso, do contrário se manterá estagnado. Saber sobre seus resultados  com parâmetros reais que indicam se devem manter ou mudar suas estratégias de trabalho — os fazem mais confiantes no desempenho de suas funções .

Feedbacks constantes são excelentes para o gestor ouvir seu time e decidir sobre soluções para os problemas encontrados.

3. Faça reuniões

Reuniões com a equipe, além de integrá-la, torna-a ciente do andamento do trabalho em geral e dos objetivos que precisam ser alcançados.

Na realidade, reunir a equipe é uma maneira de informar a todos sobre as mudanças que precisam ser feitas, sobre problemas identificados, entre outros fatores. Um time que lida unido com os obstáculos, obtém melhores resultados.

4. Promova treinamentos

Promover treinamentos e capacitações motiva qualquer equipe. Sentir que a empresa se preocupa e investe em seus funcionários é essencial para reter talentos e combater a desmotivação. Os treinamentos visam, principalmente, desenvolver habilidades, competências e técnicas que muitas vezes o colaborador nem conhece — melhorando, dessa forma, seu desempenho e produtividade.  

5. Favoreça a colaboração por meio de soluções tecnológicas

Manter uma plataforma com inúmeras possibilidades e que promova a colaboração das principais informações entre funcionários e parceiros só acrescentará à empresa, agilizando processos e tomadas de decisão.

Uma intranet, por exemplo, pode ser a porta de entrada dessa plataforma. É interessante que ela tenha um layout com a identidade da empresa e que permita a comunicação entre os departamentos. Isso pode ser uma excelente solução para que as informações sejam trocadas mais rapidamente e acessíveis a todos interessados.

Agora que você já sabe como aumentar a produtividade da equipe, siga nossas dicas e torne seu time mais produtivo. Mas não esqueça: cabe ao gestor estabelecer metas e boas estratégias para que a organização chegue aos resultados planejados.

Você curtiu este post sobre como aumentar a produtividade de seus colaboradores? Lembrou-se de outras dicas igualmente importantes? Então, deixe seu comentário neste texto e compartilhe conosco a sua opinião e ideias sobre o assunto!

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Para que serve o SharePoint? Entenda aqui!

Para que serve o SharePoint? Entenda aqui!

Você já deve ter feito esta pergunta: para que serve o SharePoint? Saiba que ele é muito mais poderoso do que a maioria dos profissionais pensa e pode contribuir para o dia a dia da sua empresa, facilitando processos e otimizando resultados.

Antes de tudo, é preciso que você saiba que, com o SharePoint, você pode automatizar uma série de atividades diárias, gerenciando e-mails, documentos, registros e várias outras ações necessárias. Com essa plataforma criada pela Microsoft, é possível ainda ter acesso remoto a arquivos hospedados na nuvem.

Se ficou interessado em saber como tirar o máximo proveito dessa ferramenta, confira nosso artigo!

Crie seus sites de acesso

Com o SharePoint, você pode criar sites, facilitando o acesso aos mais diversos tipos de arquivo e permitindo que outras pessoas acessem o material. Isso se torna essencial para agilizar o processo e possibilitar que você tenha um local seguro para armazenar, organizar, compartilhar e verificar informações de qualquer dispositivo.

Para acessar, basta usar qualquer navegador web, como o Explorer, Chrome, Firefox ou o próprio Microsoft Edge. É possível ainda baixar o app do SharePoint e ter acesso a partir do seu celular.

Consiga plena gestão de conteúdos

Além de ter acesso às informações, é possível compartilhá-las de forma prática com o uso da ferramenta da Microsoft. Com o SharePoint, você consegue organizar e ter plena gestão dos conteúdos produzidos, o que possibilita que eles sejam facilmente encontrados.

Com uma gestão em cadeia, é possível ainda permitir que os documentos passem por revisões e aprovações por outras pessoas de um mesmo grupo, dando agilidade ao processo e reduzindo a zero os erros.

Realize o gerenciamento dos processos

O caminho do sucesso passa pela execução de um planejamento estratégico. O SharePoint viabiliza a criação de soluções corporativas, além do acompanhamento do processo, tudo por meio de uma única ferramenta.

É possível ainda integrá-la a outros recursos, como o PerformancePoint, Reporting Service e o PowerPivot, que agregam enormes vantagens à equipe de TI e permitem avaliar e interagir com o andamento geral da produtividade da empresa.

Tenha a troca de experiências

O ambiente do SharePoint possibilita ainda que todos da equipe possam participar e trocar experiências. Isso é possível ao permitir que outros integrantes acessem e gerenciem conteúdos, definindo níveis de restrição a arquivos confidenciais.

E além de mandar e-mails com os documentos a serem editados ou corrigidos, o SharePoint envia apenas o link do arquivo, evitando vários do mesmo projeto, já que a edição será feita diretamente na matriz.

Como você pode observar, o SharePoint é muito mais poderoso do que imagina e pode potencializar a sua produtividade e a da sua empresa. Para isso, basta extrair o máximo da ferramenta, otimizando os processos e permitindo que toda a equipe esteja envolvida no gerenciamento das ações.

Agora que você já sabe para que serve o SharePoint, entre em contato com nossa empresa. Temos uma equipe de consultores que pode melhorar ainda mais a sua experiência com essa fantástica ferramenta. Até a próxima!

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3 tendências tecnológicas que você precisa conhecer

3 tendências tecnológicas que você precisa conhecer

Após um ano de transformações políticas e econômicas, 2019 promete ser o ano da retomada e alavancagem de diferentes setores. Nessa perspectiva, algumas tendências tecnológicas colocam o país em uma rota acelerada de modernizações de processo. Big Data, Internet das coisas e Sharepoint são alguns dos principais tópicos que estão em pauta no cenário mundial. 

Como em todo empreendimento, ter conhecimento proporciona uma margem maior de poder. Então, elaboramos um artigo completo com todas as informações que você precisa saber sobre esse assunto. Quer descobrir as 3 tendências tecnológicas para esse ano? Então, confira a leitura do artigo até o final!! 

Por que é importante estar por dentro das tendências tecnológicas? 

A resposta para essa pergunta está no custo de oportunidade. Você sabe o que é isso? Quer dizer que as práticas tecnológicas tem um impacto direto na captação de clientes, na automatização de processos, dentre outros fatores. 

Com isso, a empresa pode se beneficiar da alta capacidade gerencial e operacional dessas ferramentas no ambiente corporativo. Tudo isso faz com que os empreendimentos que utilizam as tendências tecnológicas acabam tendo uma melhor atuação, além do aproveitamento adequado das oportunidades que surgem. Pense nisso! 

1. Sharepoint 

Essa ferramenta do Office 365 possibilita que sejam criados diversos sites, promovendo uma integração de trabalho incrível entre os colaboradores. Com o uso do Sharepoint online, é possível criar diversas tarefas, delegando a cada um dos funcionários. 

Além disso, é possível criar vários workflows para cada tarefa. Desse modo, a equipe responsável por determinado projeto pode ter acesso a um versionamento e fluxos estruturados para a aprovação das documentações. 

Apesar de ser mais reconhecido e utilizado atualmente, o Sharepoint está no mercado desde 2001. Entretanto, era utilizado mais por grandes corporações. Só que isso mudou com a inclusão do Sharepoint Online no Office 365. Então, é preciso estar atento para poder utilizar as potencialidades dessa plataforma. 

2. Bigdata 

Toda empresa gera uma quantidade muito grande de informações. Com isso, é preciso saber fazer uma análise produtiva desses dados para que haja a maximização de oportunidades de negócio. A coleta, verificação e implementação dessas informações ocorre por meio do Big Data. 

Há a opção do Big Data na nuvem, de menor valor para implementação, que faz com que as empresas do mais diversos portes possam se beneficiar dessa tendência tecnológica. 

3. Machine Learning 

Machine Learning é uma tendência derivada da inteligência artificial. Ou seja, consiste na implementação de robôs que executam tarefas e processos feitos por humanos. Dessa forma, há um bom desempenho profissional em práticas que demandavam uma grande quantidade de capital humano para executar. Isso faz com que haja uma maior eficiência e redução de gastos com tais tarefas. 

Ao longo do artigo, foi possível descobrir como as tendências tecnológicas geram diversos impactos positivos no interior das empresas. É preciso conhecer e selecionar as ferramentas que mais agreguem ao tipo de negócio particular, integrando à rotina da organização. 

Conseguiu conhecer um pouco mais de cada uma das principais tendências tecnológicas para o ano de 2019? Então, assine nossa newsletter para receber nossos artigos e ficar sempre atualizado!