Como criar uma base SharePoint preparada para Work IQ e Copilot Studio

Para preparar o Microsoft 365 para o Work IQ, vamos usar um exemplo genérico no SharePoint: criar um site com uma biblioteca organizada, contendo documentos oficiais, metadados, permissões e páginas de apoio.

O objetivo é transformar arquivos soltos em uma base confiável para consulta, Copilot Studio e futuras experiências com Work IQ.

Passo 1: crie um site no SharePoint

Crie um site para centralizar informações oficiais da empresa.

Exemplos de nomes:

• Central de Conhecimento
• Documentos Oficiais
• Portal de Processos Internos
• Base Corporativa

Para esse exemplo, vamos usar:

Central de Conhecimento

Se o objetivo for publicar conteúdos para muitos usuários, o ideal é usar um site de comunicação. Se for colaboração entre uma equipe específica, use um site de equipe.

Passo 2: crie uma biblioteca de documentos

Dentro do site, crie uma biblioteca chamada:

Documentos Oficiais

Ela deve armazenar conteúdos como:

• políticas;
• procedimentos;
• formulários;
• manuais;
• orientações internas;
• materiais de apoio.

Essa biblioteca precisa ser tratada como fonte confiável, não como uma pasta comum para qualquer arquivo.

Passo 3: organize a biblioteca

Você pode usar pastas, metadados ou uma estrutura híbrida.

Exemplo simples de pastas:

• Políticas
• Procedimentos
• Formulários
• Manuais
• Comunicados
• Materiais de Apoio

Mesmo usando pastas, configure metadados. Eles ajudam na busca, filtros, governança e uso posterior com IA.

Passo 4: crie metadados essenciais

Adicione colunas para classificar os documentos.

Esses campos dão contexto aos documentos. Sem isso, a biblioteca continua sendo apenas um repositório de arquivos.

Passo 5: padronize nomes de arquivos

Evite nomes genéricos como:

• Documento final.pdf
• Política nova.docx
• Versão atualizada 2.pdf

Use nomes claros:

• Política de Reembolso – Vigente.pdf
• Procedimento de Solicitação de Compras.docx
• Manual de Uso do Portal Interno.pdf
• Formulário de Cadastro de Fornecedor.xlsx

O nome do arquivo deve indicar o conteúdo sem que o usuário precise abrir o documento.

Passo 6: configure permissões

Revise quem pode acessar cada tipo de conteúdo.

Esse passo é crítico. Experiências com Copilot e Work IQ respeitam o contexto de acesso do usuário. Se a permissão estiver errada no SharePoint, a experiência de IA também pode ser impactada.

Passo 7: crie visualizações úteis

Com os metadados criados, configure visualizações na biblioteca.

Exemplos:

• Documentos vigentes
• Documentos em revisão
• Políticas internas
• Procedimentos por área
• Documentos próximos da revisão
• Conteúdos confidenciais
• Documentos obsoletos

As visualizações facilitam o uso diário e a manutenção da biblioteca.

Passo 8: crie páginas explicativas

Não dependa apenas da biblioteca.

Crie páginas no site para orientar os usuários, como:

• Como encontrar documentos oficiais
• Políticas internas
• Procedimentos da empresa
• Formulários e solicitações
• Dúvidas frequentes
• Últimas atualizações

Essas páginas podem conter resumos, links para documentos, responsáveis, datas de atualização e botões para formulários ou solicitações.

Passo 9: conecte a biblioteca ao Copilot Studio

Com a biblioteca organizada, ela pode ser usada como fonte de conhecimento em um agente no Copilot Studio.

Fluxo básico:

1. Abra o Copilot Studio.
2. Crie ou abra um agente.
3. Acesse a área de conhecimento.
4. Adicione o SharePoint como fonte.
5. Informe a URL do site, biblioteca ou pasta.
6. Configure autenticação e permissões.
7. Teste perguntas reais.

Exemplos de perguntas:

• “Quais documentos oficiais existem sobre este processo?”
• “Resuma a política vigente sobre este tema.”
• “Qual procedimento devo seguir?”
• “Existe algum formulário relacionado?”
• “Quem é o responsável por este documento?”

Esses testes mostram se a biblioteca está realmente preparada para responder dúvidas com base em conteúdo confiável.

Passo 10: conecte o cenário com Work IQ

Depois de estruturar o SharePoint e conectar a biblioteca ao Copilot Studio, a empresa pode evoluir para cenários com Work IQ, conforme os recursos estiverem disponíveis no ambiente.

A lógica é simples:

1. O SharePoint armazena os documentos organizados.
2. A biblioteca funciona como fonte confiável.
3. O Copilot Studio usa essa base no agente.
4. O Work IQ adiciona contexto de trabalho às experiências de IA.
5. O agente passa a responder com mais contexto, segurança e relevância.

Em um cenário prático:

Agora que a biblioteca Documentos Oficiais está estruturada no SharePoint, ela pode ser conectada ao agente no Copilot Studio. Em ambientes com recursos Work IQ disponíveis, também é possível usar capacidades como Work IQ SharePoint para ampliar o contexto e permitir que o agente trabalhe com informações do Microsoft 365 de forma mais inteligente.

O ponto principal é: o Work IQ não substitui a organização do SharePoint. Ele potencializa o uso da informação quando a base já está bem estruturada.

Resultado esperado

Ao final desse processo, a empresa terá:

• um site SharePoint com finalidade clara;
• uma biblioteca oficial de documentos;
• metadados para classificação;
• permissões revisadas;
• documentos vigentes separados de obsoletos;
• páginas explicativas para usuários;
• busca mais eficiente;
• base pronta para Copilot Studio;
• caminho preparado para uso com Work IQ.

Esse exemplo mostra que preparar o Microsoft 365 para Work IQ começa pelo básico: organizar bem a informação no SharePoint.

Quanto melhor a base, maior o potencial da IA corporativa.

Prepare seu SharePoint para a IA: fale com a Trinapse e veja como organizar documentos, permissões e conhecimento corporativo para usar melhor o Work IQ.