Compreendendo o armazenamento do SharePoint Online

O SharePoint é uma poderosa plataforma de colaboração e gerenciamento de documentos amplamente utilizada por organizações para armazenar, gerenciar e compartilhar conteúdo. Compreender como o armazenamento funciona é essencial para uma gestão eficiente de dados, controle de custos e otimização de desempenho. Este artigo fornece uma visão detalhada da arquitetura de armazenamento do SharePoint, alocação e melhores práticas.

Arquitetura de armazenamento do SharePoint

O armazenamento do SharePoint estruturado para acomodar diferentes tipos de conteúdo, incluindo documentos, listas, metadados e componentes do site. Ele compõe principalmente as seguintes áreas de armazenamento:

1. Coleções de sites e sites: Os dados organizados em coleções de sites, que contêm vários subsites. Cada coleção de sites possui uma cota de armazenamento designada, dependendo do plano do SharePoint da organização.
2. Bibliotecas de documentos: São os principais locais de armazenamento para arquivos, suportando controle de versões, metadados e permissões.
3. Listas e bancos de dados: As listas armazenam dados estruturados semelhantes a uma tabela de banco de dados. Os bancos de dados armazenam metadados, informações de usuários e configurações.
4. Lixeira: Os itens excluídos retidos na Lixeira por um período determinado antes da remoção permanentemente.
5. OneDrive for Business: Cada usuário possui um armazenamento pessoal para arquivos, que se integra ao SharePoint.

Como o armazenamento do SharePoint é alocado

A alocação de armazenamento no SharePoint depende do plano de assinatura e do modelo de licenciamento da organização:

• Online (Microsoft 365):
  • Armazenamento base de 1 TB por organização.
  • 10 GB adicionais por usuário licenciado.
  • Armazenamento extra pode ser adquirido conforme necessário.
• On-Premises:
  • O armazenamento depende da infraestrutura de servidores da organização.
  • Os bancos de dados do SQL Server gerenciam o conteúdo do SharePoint.

Gerenciamento e otimização do armazenamento

Para otimizar o uso do armazenamento, as organizações devem implementar as seguintes melhores práticas:

1. Monitorar o uso do armazenamento:
   • Utilize o Centro de Administração do SharePoint para acompanhar o consumo de armazenamento.
   • Configure alertas para limites próximos de armazenamento.
2. Gerenciar versões e políticas de retenção:
   • Limite o número de versões de documentos retidas.
   • Configure políticas de retenção para arquivar ou excluir dados obsoletos.
3. Usar armazenamento externo de arquivos:
   • Armazene arquivos de mídia grandes no OneDrive, Azure Blob Storage ou outros serviços em nuvem.
   • Implemente soluções de armazenamento híbrido.
4. Esvaziar regularmente a Lixeira:
   • Certifique-se de que os itens excluídos sejam removidos permanentemente após o período de retenção.
5. Otimizar o desempenho de listas e bibliotecas:
   • Evite armazenar um número excessivo de itens em uma única biblioteca de documentos.
   • Use metadados e indexação para buscas eficientes.

Conclusão

Um gerenciamento eficaz do armazenamento do SharePoint garante colaboração contínua, desempenho ideal e eficiência de custos. Ao compreender como o armazenamento do SharePoint é estruturado e implementar as melhores práticas, as organizações podem aproveitar ao máximo o armazenamento alocado e aprimorar suas capacidades de gerenciamento de documentos.

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