Listas do SharePoint: editor de formulários integrado

As listas do SharePoint oferecem uma maneira eficiente e flexível de armazenar e manipular dados. Ao criar uma lista personalizada, você obtém automaticamente formulários de entrada de dados padrão (OOTB) que permitem aos usuários realizar operações CRUD (Criar, Ler, Atualizar, Excluir) de forma contínua. No entanto, esses formulários padrão frequentemente precisam de personalização para melhorar a experiência do usuário ou implementar regras de negócios.

Anteriormente, modificar formulários de lista do SharePoint exigia o uso do Power Apps, mas a Microsoft introduziu um editor de formulários integrado que permite personalizações rápidas sem ferramentas externas. Este artigo explora as capacidades e limitações desse recurso usando um cenário de lista de rastreamento de problemas.

Cenário de uso: lista de rastreamento de problemas

Criamos uma lista de rastreamento de problemas que permite aos usuários registrar novos problemas com funcionalidades adicionais:

• Ocultar campos desnecessários no formulário de novo item.
• Agrupar campos em seções para melhor organização dos dados.
• Exibir campos adicionais no formulário de edição para os usuários responsáveis.

Além disso, você pode exportar continuamente listas e bibliotecas do SharePoint como tabelas normalizadas do SQL Server, tornando os dados do SharePoint acessíveis para ferramentas como Power BI, Crystal Reports ou SSRS.

Personalizando formulários com o editor de formulários integrado

1. Ocultar campos usando fórmulas condicionais

Para otimizar a entrada de dados, ocultaremos certos campos quando um usuário criar um novo problema.

Passos:

1. Crie uma nova lista usando o modelo Rastreamento de Problemas.
2. Adicione um novo campo de texto multilinha chamado “Causa” para que o usuário responsável documente a raiz do problema.
3. Clique em Novo Item para abrir o formulário.
4. Selecione o menu de configurações (canto superior direito) e escolha Editar Formulários.
5. Clique em Editar Colunas para controlar a visibilidade e a posição dos campos.
6. Use uma fórmula condicional para ocultar os campos AssignedTo, Status e Cause quando um novo item for criado:
7. =if([$IssueSource] == “”, “false”, “true”)
8. Clique em Salvar – os campos especificados agora estarão ocultos no formulário de novo item.

2. Agrupar campos em seções usando o editor de layout

Para melhorar a usabilidade, estruturaremos o formulário agrupando campos em diferentes seções.

Passos:

1. Abra o Painel de Formatação dentro do editor de formulários.
2. Selecione uma seção para formatar: Cabeçalho, corpo ou rodapé.
3. Aplique formatação JSON personalizada para definir uma estrutura organizada:

{
  "sections": [
    { "displayName": "Detalhes do Problema", "fields": ["Title", "Description"] },
    { "displayName": "Atribuição", "fields": ["AssignedTo", "Status"] },
    { "displayName": "Resolução", "fields": ["Cause", "ResolutionDetails"] }
  ]
}

Clique em Visualizar para ver a atualização antes de salvar.

Esse método proporciona uma estrutura visualmente organizada, tornando a entrada de dados mais intuitiva.

3. Exibir campos adicionais no formulário de edição

Para garantir que o usuário responsável tenha informações relevantes, exibiremos campos adicionais no formulário de edição.

Passos:

1. Crie um novo problema na lista de rastreamento de problemas.
2. Observe que os campos da seção Resultado da Investigação estão ocultos no formulário de novo item.
3. Clique em Editar em um problema existente – os campos adicionais, como Causa, agora estarão visíveis para o usuário responsável.
4. Configure um fluxo do Power Automate para atribuir automaticamente os problemas com base no IssueSource.
5. O usuário responsável pode atualizar a Causa e alterar o Status assim que o problema for resolvido.

Conclusão

O editor de formulários integrado do SharePoint oferece uma maneira simples e eficaz de aprimorar os formulários de lista ao:

• Ocultar campos desnecessários dinamicamente.
• Estruturar a entrada de dados com seções agrupadas.
• Exibir campos relevantes com base nas funções dos usuários.

Para personalizações básicas, esse recurso oferece uma alternativa fácil ao Power Apps. No entanto, para modificações avançadas da interface do usuário e lógica de negócios, o Power Apps continua sendo a solução preferida.

Ao aproveitar essas capacidades, as organizações podem melhorar a experiência do usuário e otimizar a entrada de dados nas listas do SharePoint de forma eficiente.

Veja também nosso artigo sobre Práticas estratégicas para implementação do SharePoint na sua organização.