Como criar regras em uma lista ou biblioteca do SharePoint

Uma das maneiras mais poderosas de “apimentar” uma lista ou biblioteca é criar algumas regras que irão notificá-lo sobre as alterações que ocorrem nessa lista ou biblioteca do SharePoint. Graças às recentes alterações feitas pela Microsoft, podemos fazer isso com bastante facilidade agora. Portanto, neste artigo, gostaria de explicar como você pode criar regras em uma lista ou biblioteca.

Listas vs. Bibliotecas

Primeiro, vamos tirar a terminologia do caminho aqui. Se você está se perguntando sobre a diferença entre uma lista e uma biblioteca – você pode querer verificar este artigo primeiro.

Os antigos alertas do SharePoint

É importante observar que esse recurso de regras não é novo. Por muito tempo, tivemos o recurso alertas. Os alertas permitiam que você configurasse notificações pessoais com base nas alterações em uma lista ou biblioteca (ou seja, um documento excluído de uma biblioteca de documentos ou um item de lista alterado ou adicionado). Portanto, pense no recurso regras como o equivalente moderno (substituto) dos alertas.

Como criar regras em uma lista ou biblioteca

Não importa se você cria uma regra em uma lista ou em uma biblioteca. O processo é o mesmo, portanto, para este exemplo, usarei uma lista de projetos que tenho para criar uma regra e, em seguida, destacarei as nuances relacionadas às regras em uma biblioteca de documentos.

1. Em Automatizar, escolha Regras e, em seguida, Criar uma regra
2. Você será apresentado a quatro cenários que acionarão a notificação por e-mail: Uma coluna muda, Um valor de coluna muda, Um novo item é criado, Um item é excluído. A maioria deles é auto-explicativa. Deixe-me escolher Um valor de coluna muda para demonstrar como funciona .
3. Você será presenteado com o assistente que precisa concluir para configurar uma regra.
4. No meu caso, quero configurar um alerta quando o Status de um Projeto mudar para Fechado , envie um email . Portanto, isso mostra a regra concluída. Clique em Criar depois de concluído.
5. Ele agora mostrará a regra criada. A partir deste ponto, você receberá e-mails que se encaixam nesse gatilho.

Como gerenciar regras em uma lista ou biblioteca do SharePoint

1. Se você quiser gerenciar as regras que criou, basta clicar em Automatizar > Regras > Gerenciar regras.
2. A partir daí, você pode desativar temporariamente uma regra por meio do botão de alternância.
3. Ou exclua a regra completamente depois de clicar nela.

Limitações e nuances das regras

• Há um limite de 15 regras que você pode criar por lista ou biblioteca
• Você não pode personalizar as mensagens de e-mail enviadas
• Não há como introduzir lógica adicional na notificação sem reverter para o Power Automate
• A regra não pode ser criada em uma coluna com várias linhas de texto
• Se você estiver criando uma regra em uma Biblioteca de Documentos, os gatilhos Alterações de coluna e Alterações de valor de coluna provavelmente só farão sentido se você usar metadados em uma biblioteca de documentos. Caso contrário, você terá uma seleção muito limitada de colunas de metadados do sistema para escolher.