Como criar um fluxo de aprovação de férias no SharePoint

Solicitação de férias é um tipo comum de solicitação em todas as organizações. Com esta postagem, gostaria de explicar como você pode construir um fluxo de trabalho simples de aprovação de solicitação de férias no SharePoint. Para ilustrar melhor o exemplo, contarei com uma solicitação recente de um cliente, para quem construimos a funcionalidade. Estes eram os seus requisitos:

• Capacidade do remetente de visualizar apenas as próprias solicitações
• Capacidade de o campo do gerente ser dinâmico (diferentes gerentes de aprovação para diferentes funcionários)
• Notificação por e-mail para o gerente de aprovação e o remetente das solicitações
• Capacidade de visualizar todos os pedidos de férias em um modo de calendário
• Capacidade do gerente de digitar comentários de rejeição

A solução é baseada em recursos prontos para uso do SharePoint e não depende de nenhuma outra ferramenta, como o Power Automate. 

Escolha a web parte correta do SharePoint

Poderíamos começar pela Lista Personalizada, Web Part de Problemas , Calendário ou Lista de Tarefas. No entanto, o requisito de poder visualizar solicitações de férias no modo calendário nos deixa com apenas duas opções possíveis: a própria web part Calendário e Tarefas (a web part Tarefas tem muitas visualizações integradas, incluindo a visualização Calendário). Além disso, como precisamos da capacidade de um campo de gerente de aprovação ser dinâmico, ficamos apenas com a web part Tarefas (uma vez que ela tem a coluna Atribuído a e notificação automática por e-mail para a coluna “Atribuído a”). Portanto, a web part escolhida é Tarefas !

Defina as configurações da lista

Vamos prosseguir e definir algumas configurações de back-end. Aqui está o que precisamos fazer:

1. Nas configurações de controle de versão – habilite o controle de versão (isso ajudará a revisar o histórico de solicitações, se necessário)
2. Nas configurações de controle de versão – habilite a aprovação de conteúdo em uma lista. Isso adicionará o mecanismo de “aprovação” necessário junto com as colunas de aprovação / rejeição + campo de comentários. Documentei o recurso de aprovação de conteúdo em grande detalhe nesta postagem – por favor, dê uma olhada.
3. Em Configurações avançadas – habilite os tipos de conteúdo – isso será necessário na próxima etapa para que possamos ocultar colunas desnecessárias e / ou alterar a ordem das colunas
4. Em Configurações avançadas – habilite Permissões de nível de item . Isso permitirá que as solicitações de férias sejam vistas apenas pelos solicitantes e aprovadores, e mais ninguém. Eu explico como as permissões de nível de item funcionam nesta postagem
5. Em Configurações avançadas – habilite a notificação de e-mail . Isso enviará uma notificação por e-mail aos usuários cujo nome aparece na coluna Atribuído a
6. Em Configurações avançadas – desative os anexos. Não há motivo para os usuários enviarem arquivos como anexos quando solicitam férias
7. Nas configurações avançadas – desative a visualização de Edição rápida – não queremos que os usuários mexam em nenhuma solicitação em massa – isso ajudará a evitar isso

Configure as colunas do SharePoint

A web part de tarefas tem várias colunas destinadas ao agendamento de projetos, etc. Não precisamos da maioria delas. Portanto, vá em frente e oculte-os (por meio do tipo de conteúdo). Os únicos de que precisamos são Título, Datas de Início e Fim, Descrição . Além disso, altere o nome da coluna padrão conforme necessário, para que sejam um pouco mais descritivos. Por exemplo, altere a Data de vencimento para Data de término e Atribuído a para Nome do gerente . Além disso, altere o formato das datas das datas de início e término de amigável para o padrão (para que mostre as datas reais do calendário, em vez de “vencimento em 3 dias”).

Limpar Visualizações

Assim como nas colunas acima, precisamos limpar as visualizações. Não precisamos da maioria deles. Por exemplo, as visualizações Gráfico de Gantt ou Concluídas podem ser removidas (excluídas). Vá em frente e exclua-os. Nos restantes, ocultar / mostrar colunas conforme necessário. Oculte a linha de tempo da visualização também – não precisamos dela aqui (é útil apenas para gerenciamento de projeto). Altere os nomes das visualizações conforme necessário (ou seja, altere Todas as tarefas para Todas as solicitações e  Meus envios para Minhas solicitações ).

Configurar alertas

Uma vez que o gerente será notificado sobre o envio quando seu nome aparecer na coluna Atribuído a , não há mais nada que possamos fazer nessa frente. Portanto, o único alerta que precisa ser configurado é para o remetente. No entanto, aqui está um problema – quando habilitamos as permissões de nível de item – o recurso de alerta não funciona. Portanto, o alerta para o solicitante não é um requisito que possamos atender aqui com a configuração existente.

Se, no entanto, as Permissões de Nível de Item não forem necessárias (as solicitações podem ser visualizadas por qualquer pessoa) – recomendo as configurações abaixo para o alerta – desta forma, o usuário será notificado apenas sobre suas solicitações (aprovações / rejeições). Contate-nos hoje para saber mais sobre nossos serviços SharePoint.