Power BI em tempo real com dados do SharePoint

Frequentemente, temos a necessidade de criar um relatório em tempo real para dados do SharePoint. Mas, quando nos conectamos aos dados da lista do SharePoint no Power BI, a única opção que temos é usar o modo de consulta de importação em vez da consulta direta. Entretanto, este método permite a atualização de dados apenas 8 vezes por dia com o Power BI Pro e até 48 vezes com o Power BI Premium.

O Power Automate anunciou novas ações “Atualizar um conjunto de dados”, para permitir a atualização do conjunto de dados do Power Automate, mas esta ação também se limitou à atualização disponível em cada categoria de licença.

Portanto, a questão é: existe alguma maneira de criar um relatório em tempo real com dados do SharePoint no Power BI?

Solução

Neste artigo descrevemos o processo de construção de um relatório em tempo real no Power BI que está conectado a uma lista do SharePoint.

Conjunto de dados do Power BI :

• Faça login no serviço Power BI e crie um novo conjunto de dados de streaming
• Selecione API como fonte
• Na próxima tela, você precisa definir os vários campos que gostaria de usar em seu relatório do Power BI. Esta etapa é definir seu conjunto de dados final que o SharePoint enviará ao Power BI.

Observação: certifique-se de marcar “Análise de dados históricos” para criar um conjunto de dados híbrido.

Não adicione todas as colunas disponíveis na lista do SharePoint. Use a única coluna que você usará no relatório .

Tente criar campos para resumir dados. Você pode usar o Power Automate / SharePoint para resumir os dados e compartilhar os resultados finais com o Power BI .

• Clique em concluído

Power Automate

Agora precisamos de um processo que irá disparar com base em uma condição predefinida e adicionar novos dados ao conjunto de dados de streaming do Power BI.

Contudo, não há ação disponível para atualizar / excluir linhas de dados existentes do conjunto de dados de streaming. Portanto, criaremos um conector personalizado para excluir as linhas usando a API Power BI Rest.
Então, você pode baixar o conector personalizado pronto para usar e seguir as etapas a seguir para importar.

Sync Power Automate

A última etapa é criar um Power Automate que usará o conector personalizado para enviar os dados para o conjunto de dados do Power BI à medida que o item da lista do SharePoint muda.

• Primeiramente, crie um Power Automate com o gatilho “Quando um item é criado ou modificado” (você pode usar qualquer outro gatilho conforme necessário)
• Em seguida, adicione uma ação para obter itens da lista do SharePoint neste exemplo – “Lista de registro do curso”. Você deve usar um filtro apropriado para consultar apenas os dados necessários
• Então, adicione o conector personalizado da seção de ação personalizada e selecione a ação “DeleteDataRows”.
• Forneça a id do conjunto de dados do seu conjunto de dados de streaming no campo datasetId e “RealTimeData” no campo “tablename”.
• Adicione um apply a cada loop para percorrer cada item na resposta “Get Items”.
  • Adicionar nova ação disponível do Power BI – “Adicionar linhas a um conjunto de dados”.
  • Selecione o conjunto de dados de streaming que criamos e fornecemos mapeamento para cada campo
• Por fim, salve o fluxo e teste.

Conclusão

Agora crie um relatório do Power BI usando o conjunto de dados de streaming (criado anteriormente) e adicione-o à página do SharePoint ou qualquer outra página, conforme necessário. Assim, sempre que o usuário adicionar ou atualizar dados na lista do SharePoint, o Power Automate aciona e atualiza o conjunto de dados. Então, o seu relatório do Power BI mostrará o relatório de dados em tempo real conectado à lista do SharePoint. Por fim, veja também nosso outro artigo sobre visualização de dados com o Microsoft Power BI e descubra como a análise de dados é uma vantagem competitiva para qualquer negócio.